Nordic EPOD utvikler og leverer elektriske kraftmoduler (EPOD-er) til datasentre, og har etablert Europas største fabrikk for EPOD-produksjon. Med sterk vekst og et økende behov for effektiv sikkerhetsopplæring og onboarding, ønsket selskapet en løsning som kunne håndtere hele prosessen raskt, sikkert og i stor skala.
Med XtraMile gikk de fra manuelle rutiner til full digitalisering – og var i gang med første kursutsendelse allerede én uke etter oppstart. XtraMile tok i denne forbindelse en prat med HMS-ansvarlig Ruth Maria Alsing Tank
Bilde: HMS-ansvarlig Ruth Maria Alsin Tank.
Når en virksomhet vokser fra fire ansatte til over 200 på få år, øker også behovet for strukturert og effektiv opplæring. For Nordic EPOD er personlig sikkerhetsopplæring et krav for alle som skal jobbe i produksjonen.
Tidligere besto prosessen av papirskjema, scanning og manuelle gjennomganger – en tidkrevende og lite skalerbar løsning. Digitalisering ble derfor et naturlig grep for å sikre kvalitet, dokumentasjon og effektiv håndtering av både faste og innleide medarbeidere. Som Alsing Tank beskriver:
«Vi brukte veldig mye tid på papir og scanning. Det tok både tid og ressurser hver gang noen skulle starte.»
Da selskapet skulle velge læringsplattform, var brukervennlighet, gode integrasjoner og effektiv kursadministrasjon helt avgjørende. XtraMile utmerket seg ved å være både intuitiv og helhetlig – fra utsendelse til dokumentasjon.
Alsing Tank fremhever særlig førsteinntrykket:
«Mitt førsteinntrykk var veldig bra – veldig oversiktlig og enkelt system.»
At XtraMile kan integreres med HR-systemene Huma og Simployer, var også en viktig faktor. Det gir bedre oversikt, enklere sertifikathåndtering og mindre manuelt arbeid.
I tillegg gir den digitale PSI-opplæringen høyere kvalitet gjennom kontrollspørsmål som sikrer at deltakerne faktisk forstår innholdet – noe som er vanskelig å ivareta i en tradisjonell manuell gjennomgang.
Behovet for arbeidskraft varierer betydelig, og onboarding må ofte skje raskt. Det kan hende at ti nye medarbeidere skal starte samme dag, ofte på kort varsel. Da kreves det en løsning som håndterer opplæring automatisk, uten administrativt etterslep.
«Vi har ofte hurtige ansettelser. Ting kan skje veldig raskt her,» sier Alsing Tank.
Med XtraMile settes utsendelse av obligatoriske kurs opp som en automatisert prosess. Nye medarbeidere mottar kurset så snart de registreres i systemet, og HR slipper manuelle utsendelser og påminnelser.
Nordic EPOD har ansatte som primært snakker norsk, engelsk og polsk. Derfor var flerspråklig støtte en forutsetning for å sikre trygg og korrekt opplæring for alle.
XtraMile håndterer dette ved at brukerne importeres med språkkode, og mottar både kurs og kommunikasjon på riktig språk – helt uten ekstra arbeid for HR. Som Alsing Tank uttrykker det:
«Det er viktig at vi kan nå ut til alle, og at de forstår alt 100 %.»
Implementeringen gikk raskere enn Nordic EPOD hadde forventet. I løpet av én uke var PSI-kurset ferdig produsert, kvalitetssikret og sendt ut – og allerede første utsendelse ga 100 % fullføringsgrad.
«Vi hadde møte på mandag og sendte ut allerede på fredagen. Jeg vil si det var veldig effektivt og kjapt.» «Det er ekstremt imponerende hvor raskt det har gått» sier Alsing Tank.
Kursene fungerte også sømløst på mobil, noe som er avgjørende ettersom ikke alle medarbeidere har tilgang til PC.
«Det har faktisk ikke vært noen problemer med oppstarten. Kursene funker like bra på mobilen som på PC.»
Rapportering fra XtraMile: NordicEPOD, 100% fullføringsrater.
XtraMile tilbyr lokal support som følger opp raskt – noe som har hatt stor betydning i en virksomhet hvor bemanningsbehovet endrer seg fra dag til dag.
«Jeg har hatt spørsmål og fått svar veldig fort. Trenger vi noe, så er dere der og får det til,» sier Alsing Tank.
Denne tilgjengeligheten gjør innføringen trygg og effektiv, også når behovene endres på kort varsel.
Etter en vellykket implementering av PSI-kurset ser Nordic EPOD flere muligheter for digitalisering. Interne verktøykurs, årlige FSE-kurs og andre prosedyrekurs vurderes som neste steg. Målet er én samlet plattform med full oversikt, effektiv administrasjon og høy kvalitet i opplæringen. Alsing Tank oppsummerer:
«Det kan absolutt være mye opplæring og kursing vi kan effektivisere via XtraMile.»
Nordic EPODs samarbeid med XtraMile viser hvordan moderne, digitale løsninger gir umiddelbar effekt i virksomheter med høyt tempo og stor vekst. Med rask oppstart, automatisert onboarding, flerspråklig støtte og 100 % fullføringsgrad på første kurs, har selskapet fått en trygg, skalerbar og fremtidsrettet opplæringsprosess. XtraMile bidrar ikke bare til å løse dagens behov, men legger også til rette for videre profesjonalisering og digitalisering av opplæring på tvers av organisasjonen.
Nordic EPOD utvikler og produserer standardiserte elektriske kraftmoduler (EPOD-er) for datasentre. Produktene er designet for nordiske forhold, med fokus på bærekraft, digitalisering og høy driftssikkerhet. EPOD bidrar til lavere kostnader og raskere byggetid for datasentre, gjennom integrerte løsninger for reservekraft, kjøling, kontrollsystemer, UPS, bryterutstyr og strømdistribusjon. Selskapet driver Europas største EPOD-fabrikk.