Sandefjord kommune er en stor norsk kommune med 5 500 ansatte fordelt på mange roller, fagområder og geografiske lokasjoner. Med økende krav til kompetanseheving og sikkerhetsopplæring ble det tydelig at kommunen trengte en mer moderne og effektiv måte å organisere læringen på.
Tidligere benyttet de tre ulike opplæringssystemer og store deler av opplæringen var fysisk og silobasert. Kommunen hadde derfor behov for en læringsplattform som kunne samle alt – og gjøre det mulig å nå ut til hele organisasjonen på en enkel og skalerbar måte. Denne løsningen fant de i XtraMile.
Bilde: Line Røed, HR-rådgiver og Øyvind Rødland, sikkerhetsansvarlig.
Sandefjord kommune var lenge avhengig av en gammel og lite brukervennlig plattform. Kursproduksjon var tungvint, oppfølging krevde store manuelle ressurser, og fullføringsgraden på obligatoriske kurs – særlig innen informasjonssikkerhet – var lav.
Opplæringen var ofte fysisk og spredt over avdelinger, noe som gjorde det krevende å nå ut bredt i organisasjonen. For en kommune med stor geografisk utstrekning og mange ansatte uten PC-arbeidsplass, var dette en betydelig barriere.
De viktigste utfordringene:
Målet var klart: Én moderne læringsplattform som kunne samle all opplæring, automatisere arbeidsflyter og gjøre det enkelt å nå alle ansatte.
En smidig start – og stor lettelse for fagmiljøene
Kommunen tok i bruk XtraMile i 2023, og oppstarten gikk raskt og uten større hindringer.
«Det var ingen store utfordringer. Oppstarten var smertefri,» forteller Line Røed.
«Det var kjempedeilig å komme til en plattform som var enkel å sette seg inn i og oversiktlig,» sier Øyvind Rødland.
Fagmiljøer på tvers av kommunen tok raskt i bruk systemet og lagde egne kurs. Det frigjorde HR og IT, og gjorde opplæring til noe mange kunne bidra til – ikke bare én avdeling.
Marianne Bjørnø beskriver kursproduksjonen som enkel og intuitiv:
«Å lage kurs gjøres av ansatte selv. Målet vårt er at det ikke skal sitte én administrator og gjøre alt. Når man har satt opp et kurs én gang, kan det enkelt kopieres og justeres.»
XtraMile ble opplevd som inkluderende og lett å ta i bruk – en viktig faktor for en stor organisasjon med variert kompetanse.
Automatisering som gjør opplæring skalerbart
Med XtraMile kunne kommunen automatisere utsending av onboarding-kurs, lederkurs, e-læring og obligatoriske løp. Dette ga en helt ny effektivitet.
En 10 måneder lang IT-sikkerhetskampanje ble rullet ut til over 6 600 brukere med svært gode resultater. Fullføringsgraden på tvers av kommunen på sikkerhetskursene kom raskt over 60 %, noe som er høyt for en så stor og variert kommune.
«Den virkelig store tidsbesparelsen ligger i automatiseringen. Uten dette måtte jeg ha reist rundt og holdt seminarer,» «Dette har løftet modenheten innen informasjonssikkerhet og personvern betydelig.» Sier Rødland.
Lederaktivering – nøkkelen til høy deltagelse
Kommunen tok også i bruk «lederaktivering» i XtraMile. Ledere får oversikt over status for sine ansatte og kan følge opp på en enkel måte. Dette skapte raskt bedre engasjement og høyere deltakelse i hele organisasjonen.
Teams-integrasjon – når ut til ansatte der de er
75 % av de ansatte jobber ikke ved PC. For denne gruppen ble Teams-integrasjonen avgjørende. Kursvarsler kommer direkte i Teams på mobilen, noe som gjør opplæringen tilgjengelig for barnehageansatte, helsefagarbeidere, renholdere og andre som ikke bruker e-post aktivt.
«Vi når folk i langt større grad via Teams enn e-post,» sier Bjørnø.
Webinarer øker tilgjengeligheten
Mange kurs som tidligere krevde fysisk oppmøte kjøres nå som webinarer. Det reduserer reisetid, gjør opplæringen mer tilgjengelig og gir høyere deltagelse.
«Når ansatte slipper å reise fysisk inn på seminar, blir opplæringen mer tilgjengelig for alle,» sier Røed.
Opptak legges også ut i etterkant, slik at ansatte kan gjennomføre når det passer.
Oppsummert løsning
XtraMile har gjort det mulig for Sandefjord kommune å samle opplæringen i én plattform og nå ut til hele organisasjonen – uten økt ressursbruk. Kommunen spart betydelig tid, penger, og fått langt bedre kontroll.
Nøkkelresultater:
Fra å være avhengig av fysiske samlinger og manuelle prosesser, har kommunen fått en løsning som gjør læring tilgjengelig for alle – på en enkel, effektiv og bærekraftig måte.
Om Sandefjord Kommune
Sandefjord er en av Norges største kommuner med rundt 5 500 ansatte i kommunen. En stor andel av de ansatte jobber ute i felt og har derfor behov for mobil og fleksibel opplæring.