Tersan Havyard AS er et skipsverft i Leirvik i Hyllestad kommune, med aktivitet innen nybygg, reparasjon, ombygging og utrustningsoppdrag. Verftet håndterer flere prosjekter parallelt og har en arbeidshverdag preget av høy aktivitet med en kombinasjon av faste ansatte og innleid arbeidskraft.
Verftet stiller høye krav til effektiv onboarding og tydelige rutiner for obligatorisk opplæring. Med XtraMile har Tersan Havyard fått en løsning som gjør kursgjennomføringen mer effektiv for både ansatte og underleverandører.
Kurt Kjos, som har ansvar for blant annet adgangskontroll og oppfølging av HMS-kurs på verftet, forteller om erfaringene med XtraMile.
Behovene som måtte dekkes
Behov for enklere onboarding
Før Tersan Havyard tok i bruk XtraMile, var det eksisterende kursopplegget både tungvint og lite fleksibelt. Kurset var tidkrevende, og det var vanskelig å gjøre endringer når behovene endret seg. For en virksomhet med mange ansatte, mye innleid arbeidskraft og flere språk i bruk, gjorde det onboardingen mer krevende enn nødvendig.
– «Det kurset vi hadde da, var forferdelig tungvint, kostbart og dårlig. For de fleste tok det to timer – kanskje lenger», sier Kjos.
Tersan Havyard ønsket derfor en løsning som kunne korte ned opplæringen, gjøre kursene mer relevante, samt enklere å holde oppdatert.
– «Det var ingen mulighet til å endre på kurset eller korrigere det underveis», sier han.
Innleid arbeidskraft stiller krav til tydelige rutiner
Tersan Havyard har rundt 160 fast ansatte, men en stor del av arbeidsstyrken består av innleid personell. Når mange skal raskt inn i arbeid, blir gode rutiner for onboarding og sikkerhetsopplæring avgjørende.
– «Vi er 160 fast ansatte, men tyngden vår ligger på innleid arbeidskraft. Vi skal opp i 350–400, så vi har mye aktivitet», sier Kjos.
Samtidig er verftet avhengig av å levere høy kvalitet til rett tid. Opplæringen må derfor støtte driften, ikke skape flaskehalser.
– «Vi leverer et produkt av høy kvalitet til rett tid. Det er veldig viktig å holde tiden», sier han.
Obligatoriske kurs må være gjennomført før oppstart
For Tersan Havyard er obligatorisk opplæring en fast del av onboardingen. Alle som skal ut i produksjon, må ha gjennomført kurset før de får adgangog kan starte i arbeid. Det gjelder både egne ansatte og underleverandører.
– "Alle som skal inn på verftet for å jobbe, må ta kurset før de får adgang. Det eneste unntaket er personell som bare skal inn til møter i administrasjonen", sier Kjos.
Det gjorde det ekstra viktig å ha en løsning som var enkel å sende ut, enkel å forstå og enkel å følge opp i praksis.
Løsningen fant de i XtraMile.
Kortere og mer målrettede kurs
Med XtraMile har Tersan Havyard kunnet komprimere kursene og konsentrere innholdet om det som faktisk er relevant på verftet. Målet var å redusere tidsbruken uten å miste det viktigste.
– «Vi ville komprimere det til et kortere kurs som tok maks en halvtime, men samtidig få med essensen og de viktigste punktene», sier Kjos.
I tillegg gikk verftet bort fra flere ulike kursløp og samlet opplæringen i ett felles kurs med språkvalg. Det gjør kursene mer relevante og enklere å holde oppdatert.
Fungerer godt for både ansatte og underleverandører
Løsningen brukes både internt og av underleverandører som skal inn på verftet. Kurslenken sendes ut i forkant, slik at opplæringen som hovedregel er gjennomført før oppmøte. Det gir en mer forutsigbar oppstart og reduserer behovet for manuell oppfølging.
– «Vi sender linken til underleverandørene, og de sender den videre til sine ansatte. Det går helt på skinner», sier Kjos.
Når kurset er en tydelig del av rutinen før oppstart, blir det enklere å sikre at alle møter forberedt.
Bilde: Tersan Havyard Statistikk XtraMile. I praksis 100 % gjennomføring av faste ansatte og innleid arbeidskraft.
Enklere tilpasning til en internasjonal arbeidsstyrke
På verftet jobber det mennesker fra flere land, blant annet Polen, Romania og Litauen. Da må opplæringen fungere godt på flere språk og være tilpasset dem som faktisk skal ta kurset.
- «Hovedtyngden er polske, men vi har også rumenske og litt fra Litauen», sier Kjos. «Ifølge Kjos beskriver en polsk supervisor det nye kurset som «natt og dag» sammenlignet med det tidligere opplegget.
For Tersan Havyard har dette vært viktig for å gjøre opplæringen mer forståelig og mer relevant i praksis.
Fleksibilitet og rask oppfølging
En viktig del av opplevelsen har vært at kursene kan justeres når behovene endrer seg. Det gjelder både språk, innhold og praktiske detaljer. For en virksomhet med høy aktivitet er det viktig å kunne gjøre endringer raskt og uten unødvendige omveier.
– «Det har aldri vært noe problem å få tilpasset og gjort om på kursene. Det har vært veldig fleksibelt og veldig greit», sier Kjos.
Han trekker også frem den tette oppfølgingen som en styrke i samarbeidet. Direkte kontakt gjør det lettere å få gjennomført endringer raskt ved behov.
En løsning som støtter videre vekst
Når aktiviteten øker og flere skal inn på verftet, blir det enda viktigere å ha en opplæringsløsning som fungerer effektivt i praksis. For Tersan Havyard handler det om å gjøre obligatorisk opplæring enkel å gjennomføre, uten at det går på bekostning av sikkerhet eller drift.
– «XtraMile leverer en vare som fungerer, og hvis ikke alt fungerer slik kunden ønsker, så er det tilpasningsdyktig», sier Kjos
Om Tersan Havyard
Tersan Havyard AS er et skipsverft i Leirvik i Hyllestad kommune. Selskapet arbeider med nybygg, reparasjon, ombygging og utrustningsoppdrag, og har fasiliteter for å håndtere flere prosjekter parallelt. Verftet stiller også tydelige krav til helse, miljø og sikkerhet, arbeidsvilkår, menneskerettigheter og forretningsetikk i samarbeid med leverandører og underleverandører