ViGØR Gruppen har valgt XtraMile som ny læringsplattform. Målet er å samle og strukturere opplæringen bedre, sikre god dokumentasjon av kompetanse og gjøre det enklere å utvikle ansatte på tvers av konsernet.
ViGØR Gruppen består av ViGØR Rehabiliteringssykehus, Levvel Helse, Charlottenlund Barnehage og Makāi Bungalows, og har totalt rundt 190 ansatte. Gruppen har allerede sterke fagmiljøer og mye opplæring, men har frem til nå ikke hatt én felles digital plattform for læring og kompetanseutvikling.
XtraMile tok en prat med HR- Manager Karen Eline Johansen om bakgrunnen for valget og hvordan ViGØR Gruppen planlegger å bruke den nye læringsplattformen.
Foto: Karen Eline Johansen, HR-Manager i ViGØR
Fra avdelingsvis opplæring til en mer helhetlig satsing
ViGØR har gjennom flere år bygget opp mye kompetanse og faglig innhold internt. Opplæringen har imidlertid i stor grad vært organisert i de enkelte avdelingene, uten en felles læringsplattform eller helhetlig struktur på tvers av virksomheten.
Behovet for en ny løsning er del av et større utviklingsarbeid. ViGØR har jobbet med en HR-strategi med mål om å rekruttere, ta vare på og utvikle medarbeiderne, og samtidig vurdert hvilke systemer virksomheten trenger på lengre sikt. Ansatte, avdelingsledere og tillitsvalgte har vært involvert gjennom undersøkelser og innspillsrunder.
For ViGØR handler satsingen derfor om mer enn å digitalisere eksisterende kurs. Kompetanseutvikling skal i større grad settes i system og bli en naturlig del av oppfølgingen av medarbeiderne.
– Vi ønsker å være en arbeidsplass der folk har lyst til å bli lenge, og der de får mulighet til å utvikle seg. Derfor har vi også jobbet mer systematisk med hvordan vi kan organisere dette bedre, sier Johansen.
XtraMile - En læringsplattform som skal engasjere alle ansatte
Da ViGØR vurderte ny læringsplattform, var brukervennlighet et av de viktigste kriteriene. Konsernet består av medarbeidere med svært ulike roller og ulik tilknytning til arbeidsplassen – fra fulltidsansatte ved rehabiliteringssykehuset til instruktører på Levvel som jobber i mindre stillinger.
– Vi har medarbeidere som er til stede hver dag, og andre som kanskje bare er inne noen få timer i uken. Derfor skal det være noe som fenger absolutt alle, uansett hvor mye de legger i sin rolle hos oss, sier Johansen.
Løsningen måtte derfor fungere for hele konsernet og gjøre opplæringen tilgjengelig og engasjerende, uavhengig av rolle og fagområde. Samtidig var god oversikt over kompetanse og gjennomført opplæring viktig. Kompetansematrise og dokumentasjon ble derfor sentrale kriterier.
– Hovedfokuset var at det skulle være brukervennlig, intuitivt og spennende for de ansatte. Samtidig var det viktig for oss å få god oversikt og dokumentasjon, blant annet gjennom kompetansematrisen, forteller Johansen.
Slik skal XtraMile styrke opplæringen
ViGØR ser allerede flere konkrete bruksområder for den nye læringsplattformen.
👉En mer strukturert onboarding
Et av de første områdene ViGØR ønsker å ta tak i er onboarding. Introduksjon og opplæring av nye medarbeidere har frem til nå i stor grad vært organisert manuelt og noe ulikt mellom avdelingene. Samtidig har ViGØR gode tradisjoner for fysiske introduksjonssamlinger der nye ansatte blir kjent med organisasjonen.
Med XtraMile ønsker ViGØR å bygge videre på dette og etablere en mer enhetlig onboarding. Felles innhold kan kvalitetssikres, gjøres tilgjengelig når medarbeideren trenger det og repeteres senere. Det gjør det enklere å sikre at nye medarbeidere får den samme grunnleggende informasjonen.
– Det brukes mye tid og ressurser på å få nye medarbeidere godt inn i organisasjonen. Hvis vi kan gjøre den prosessen mer smidig og samtidig sørge for at ansatte føler seg sett, tror jeg det vil være veldig positivt, sier Johansen.
👉Samler og digitalisere eksisterende fagopplæring
ViGØR starter ikke fra null. Særlig innen de medisinske fagområdene gjennomføres det allerede mye kursing og internundervisning, og virksomheten har omfattende eksisterende fagmateriale.
Verdien ligger blant annet i å samle innholdet på ett sted, digitalisere mer av opplæringen og gjøre det enklere å se hvilke medarbeidere som har gjennomført hva. Avdelingslederne er allerede i gang med å prioritere materiell og opplæringsvideoer som skal utvikles først.
En felles plattform skal også bidra til bedre kvalitetssikring. Når samme innhold kan distribueres til relevante medarbeidere, blir opplæringen mindre avhengig av hvem som gjennomfører den, samtidig som det blir enklere å sikre et konsistent budskap.
– Vi har allerede mye kursing og internundervisning. Verdien for oss ligger i å få dette samlet og digitalisert i én plattform, slik at vi får bedre struktur og oversikt, sier Johansen.
👉 Bedre dokumentasjon og enklere sertifisering
Dokumentasjon av kompetanse er også et viktig bruksområde for ViGør.
Rehabiliteringssykehuset er CARF-sertifisert – en internasjonal sertifisering innen rehabilitering som blant annet stiller krav til innsyn, systematikk og dokumentasjon.
Frem til nå har graden av digitalisering variert mellom avdelingene. Med en felles læringsplattform ønsker ViGØR å gjøre det enklere å dokumentere gjennomført opplæring og få en samlet oversikt over kompetansen i organisasjonen.
Det gir ledere og fagansvarlige et bedre grunnlag både i det løpende kompetansearbeidet og når opplæring og kompetanse skal dokumenteres i forbindelse med sertifisering.
– Sertifiseringen krever at vi kan vise til innsyn og oversikt. For oss er det derfor viktig å få kompetanse og opplæring bedre dokumentert og digitalisert på tvers av organisasjonen, forklarer Johansen.
👉 En investering i alle medarbeiderne
Den kanskje viktigste langsiktige ambisjonen handler om medarbeiderutvikling.
ViGØR ønsker at læringsplattformen skal gjøre det enklere for ledere å følge opp den enkelte medarbeider og gi bedre oversikt over kompetanse, gjennomført opplæring og videre utviklingsmuligheter. I interne undersøkelser har medarbeiderne selv gitt uttrykk for at de ønsker mer oppfølging og utvikling.
For en kunnskapsdrevet virksomhet er dette også viktig for å beholde kompetanse over tid. ViGØR investerer betydelige ressurser i å utvikle medarbeiderne, og ønsker å skape et arbeidsmiljø der ansatte opplever at de kan fortsette å lære og utvikle seg.
– Vi ønsker at de ansatte skal oppleve ViGØR som et sted der de kan vokse, utvikle seg og få nye muligheter. Det er kanskje noe av det aller viktigste vi kan få ut av denne satsingen, sier Johansen.
Ifølge Johansen har dette også en tydelig verdi for virksomheten over tid:
– Hvis ansatte opplever at de får utvikle seg hos oss, håper vi også at flere ønsker å bli værende lenger.
Om ViGØR Konsernet
ViGØR Gruppen har samlet rundt 190 ansatte og inkluderer ViGØR Rehabiliteringssykehus, Levvel Helse, Charlottenlund Barnehage og Makāi Bungalows.
ViGØR Rehabiliteringssykehus har røtter nesten 75 år tilbake i tid og har gjennom hele sin historie hatt som mål å bidra til bedre helse. I dag tilbyr sykehuset spesialisert rehabilitering til pasienter fra hele Norge, blant annet gjennom avtale med Helse Nord.
De øvrige selskapene i gruppen representerer virksomhet innen helse og trening, barnehage samt rehabiliterings- og treningsopphold.