De fleste medarbeidere synes obligatorisk opplæring er noe herk.
Det holder å nevne «obligatorisk opplæring i bedriften», og du blir ofte møtt med sukk og stønn.
Og selv om du krever at ansatte fullfører et opplæringskurs, er ikke det en garanti for deres vilje til å faktisk gjennomføre, eller at de klarer å holde seg engasjerte.
I en undersøkelse med over 1000 ansatte i finansnæringen i USA kom det fram at 15 prosent av respondentene hastet gjennom obligatorisk opplæring om compliance, uten en gang å høre etter eller lese. 34 prosent innrømmet at de kun skumme innholdet, og skrudde av lyden i opplæringen.
Dette er et vanlig problem.
Noe annet enn tradisjonelle løsninger
Det finnes flere forslag til løsninger på dette problemet. Én handler om at du må dele opp kursinnholdet i små biter, fordi folk har lav oppmerksomhet og er opptatte.
Et annet forslag er at du må bruke gamification for å gjøre kjedelig opplæring morsommere, og at du bør kombinere flere opplæringsmetoder
Vårt svar på dette er ja, dette er naturligvis vel og bra.
Men noen ganger kan det være vanskelig å endre folks atferd, selv om du gjør alle disse tingene.
I 2018 jobbet jeg i et mellomstort programvareselskap, og vi forberedte oss på utrullingen av GDPR. Som et ledd i dette ville vi at alle skulle kjenne til reglene og lovene for data og personvern.
Dette innebar at de skulle ta et obligatorisk kurs.
Selv om vi risikerte store bøter, var det vanskelig å få alle til å fullføre opplæringen.
Vi fortalte alle ansatte HVORFOR de trengte å fullføre kurset, og hva det kunne bety for selskapet hvis vi brøt reglene.
For å gjøre opplæringen «mer morsom» og motivere til økt deltakelse kjøpte vi en læringsplattform (LMS). I denne løsningen kunne vi lage innhold i små leksjoner og bruke gamification-elementer. Vi hadde også kursmateriell i PowerPoint og videoer.
Annenhver uke sendte personvernombudet jevnlige oppdateringer til avdelingslederne, med lister over hvem som hadde fullført kurset og hvem som ikke hadde det. Til tross for anstrengelsene var det krevende å få alle til å fullføre opplæringen. Det krevde kontinuerlige påminnelser og oppmuntringer fra lederne.
Til slutt hadde alle avdelingene fullført den nødvendige opplæringen. Men opplevelsen var en solid påminnelse om at det er langt fra å få alle med på obligatorisk opplæring.
Hva kunne vi gjort annerledes?
Utradisjonelle løsninger på tradisjonelle problemer
I 2008 gjennomførte tre forskere en innovativ studie for å undersøke hvordan man kunne promotere miljøtiltak på hotell mest mulig effektivt.
Forskerne forberedte to forskjellige budskap.
Det første kalte de et standard miljøbudskap.
Det var et ganske enkelt budskap, som framhevet fordelene ved å bruke håndklær om igjen. Budskapet var «Hjelp oss å redde miljøet. Du kan vise din respekt for naturen og bidra til miljøet ved å bruke håndklærne dine flere ganger i løpet av oppholdet.»
Det andre budskapet ble kalt et normbeskrivende budskap.
Det gikk som følger: «Gjør som våre andre gjester og hjelp oss å redde miljøet. Nesten 75 prosent av gjestene som blir spurt om å delta i vårt ressursbesparende program gjør det ved å bruke håndklærne mer enn én gang. Du kan bli en del av dette flertallet ved å bruke håndklærne dine flere ganger i løpet av oppholdet.»
På baksiden av begge kortene sto det: “Visste du at flesteparten av gjestene på dette hotellet deltar i vår ressursbesparende program? Det sparer miljøet for 272 000 liter vann og 39 fat olje, og forhindrer at 1800 liter vaskemiddel slippes ut i naturen. Og alt dette bare i år.»
Når dataene ble samlet inn viste de en tydelig trend. Budskapet som beskrev norm utkonkurrerte miljøbudskapet, med god margin.
44 prosent av gjestene var mer tilbøyelige til å delta i programmet med gjenbruk av håndklær når de trodde at atferden deres stemte overens med tidligere gjester.
Hva kan vi lære av dette?
Å bare fortelle folk om konsekvenser og fordeler er ofte ikke nok for å motivere dem.
Det er for eksempel ikke nok å advare ansatte om at bedriften kan få 20 millioner EUR i bot for brudd på regelverket.
Det er vanskelig å få folk til å bry seg, særlig når det ikke er deres egne penger.
Så hvordan får du dem til å bry seg?
Studien over viser at folk i stor grad lar seg påvirke av hva andre gjør, særlig i nye og uvante situasjoner. Hvis du tilpasser atferden til sosiale normer, kan du øke andelen deltakere betydelige.
Dette kalles kraften i det sosiale.
4 metoder som motiverer til fullføring av kurs
Mange av kundene vi snakker med tror at LMS alene fører til at medarbeiderne vi fullføre opplæringen og at alle husker informasjonen.
Dette er omtrent så langt unna sannheten som man kan komme.
I XtraMile er vi overbevist om at suksess med opplæring handler om å kombinere tre ting: mennesker (People), prosesser (Processes) og teknologi (Technology). Dette kalles PPT-rammeverket.
PPT-rammeverket fokuserer på tre kjerneelementer: mennesker, prosesser og teknologi. Disse elementene må spille sammen for at du skal oppnå suksess med businessprosjekter og endringsprosesser.
Når vi snakker om styrken i det sosiale snakker vi om å endre menneskers atferd.
Du kan selvfølgelig ha på plass en læringsplattform (LMS). Og du kan ha en prosess for å rulle ut opplæringsprogrammet ditt.
Men hva mer kan du gjøre?
Her får du fire metoder, som ikke er selvinnlysende, for å øke fullføringsratene.
1. Snakk høyt om deltakerandeler
I følge Robert Cialdini, psykolog og forfatter av "Influence: The Psychology of Persuasion", øker sjansene for at folk deltar i en aktivitet når de ser at andre gjør det, og særlig personer som er like.
Denne effekten blir forsterket i jobbsammenheng: det kolleger gjør og anerkjenner har en sterk effekt på atferden til andre kolleger.
Når ansatte ser at majoriteten av kollegene deltar og fullfører en obligatorisk opplæring, etablerer det en norm i organisasjonen.
Hvordan kan vi dra nytte av dette?
Bruk visuelle framstillinger for å kommunisere deltakerandeler og statistikk over antall fullførte kurs, på tvers av organisasjonen. Del så denne informasjonen i interne nyhetsbrev eller på bedriftens intranett. Du kan gjerne sende ut månedlige oppdateringer om fullføringsrater, med rangert poengtavle.
Det generelle dashbordet i XtraMile hjelper deg med dette. Dashbordet viser hvor mange som har fullført, hvor mange som har svart rett på spørsmålene og hvor mange som er sertifisert.
En annen måte er at du som avdelingsleder deler med teamet ditt at du har fullført kurset, og hvilken poengsum du fikk.
Når du deler et visuelt dashbord og statistikk informerer du de ansatte om kollektiv fremgang. Samtidig stimulerer du også konkurranseinstinktet, og oppmuntrer de som gjenstår til ikke å ligge etter kollegene sine.
2. Del positive uttalelser
Ifølge en undersøkelse fra Nielsen stoler 92 prosent på anbefalinger fra venner og familie, framfor alle former for markedsføring. En studie av McKinsey viste at jungeltelegrafen er den viktigste drivkraften bak 20-50 prosent av alle kjøpsbeslutninger.
Siden vi snakker om menneskelig atferd, gjelder den samme ideen for kurs og opplæring.
Når du bruker positive uttalelser fra ansatte som har fullført et opplæringsprogram, vil det ha en sterk effekt og motivere andre til å delta.
Positive uttalelser kommuniserer fordelene og relevansen av opplæringen direkte fra de som har gjort den. Det gjør det lettere å relatere til budskapet, og det blir mer overbevisende.
Hvordan kan vi dra nytte av dette?
XtraMile gir deg mulighet til å innhente tilbakemeldinger fra medarbeidere.
Du kan samle inn og framheve positive tilbakemeldinger fra medarbeidere som har fullført opplæringen, så alle kan se det.
Velg gjerne uttalelser som spesifikt adresserer mulige bekymringer om opplæring. Det kan være relevans, at det er lett å forstå, eller at innholdet er engasjerende.
Når du har funnet utsagnene du trenger kan du dele dem i e-poster, på personalmøter, på steder hvor de ansatte har pauser, eller som en del av registeringssiden for opplæringer.
I tillegg til å ta for seg mulige bekymringer om relevansen og kvaliteten ved opplæringen vil slike utsagn også menneskeliggjøre opplevelsen. De viser reelle fordeler og suksesser.
3. Gjør compliance godt synlig
Å synliggjøre graden av compliance i organisasjonen kan ha en god effekt og motivere for å delta i obligatorisk opplæring. 81,9 prosent av ansatte sier de blir mer engasjerte når bidrag blir anerkjent.
En slik metode innebærer offentlig anerkjennelse og positiv omtale av medarbeidere som fullfører opplæringen. Du takker dem for innsatsen, samtidig som du stimulerer til en kultur med god compliance.
Hvordan kan vi dra nytte av dette?
XtraMile har digitale merker og priser som oppmuntrer til å nå målene. I tillegg utsteder systemet et sertifikat når deltakeren har fullført.
Sertifikatet kan brukes på arbeidsplassen, det kan vises digitalt og medarbeidere kan dele det på sosiale medier, for eksempel LinkedIn.
Denne offentlige anerkjennelsen fungerer som en dytt til andre om å fullføre opplæringen.
Når medarbeidere ser at innsatsen blir anerkjent øker sjansene for at de selv legger sin stolthet i å oppnå gode resultater og høste samme anerkjennelse.
4. Løft fram opinionsledere
Folk tar etter personer de respekter.
Dette følger prinsippet om kollega-lederskap, hvor ansatte motiveres til å etterlikne atferden til dem de respekterer og ser opp til.
I punkt 2 over tok vi for oss effekten av å framheve positive uttalelser og tilbakemeldinger fra medarbeidere som har fullført opplæringen. Å løfte fram opinionsledere, eller bedriftens egne influensere, tar det enda noen skritt videre.
Det handler om å bruke respekterte medarbeidere i bedriften for å aktivt promotere og snakke positivt om opplæringen.
Hvordan kan vi dra nytte av dette?
Identifiser personer i bedriften som har en positiv effekt på andre. Det kan være formelle ledere, som avdelingsledere eller toppledere. Eller det kan være mer uformelle ledere, som respekterte kolleger.
Disse personene kan ha stor innvirkning på kollegenes atferd ved å vise fram en lojalitet til opplæringen.
Du bør oppmuntre disse lederne til å fullføre opplæringen og dele sine positive erfaringer. Det kan du for eksempel gjøre slik:
- E-poster sendt til hele bedriften: Lederne kan sende beskjeder hvor de framhever sitt personlige utbytte fra opplæringen og hvilke fordeler de fikk.
- Teammøter: Ledere kan diskutere erfaringene sine og oppmuntre teammedlemmene til å fullføre opplæringen.
- Intranett-kommunikasjon: Legg ut artikler eller intervjuer med disse lederne, hvor de diskuterer erfaringene sine og viktigheten av opplæringen.
- Poster på sosiale medier: Ledere kan dele at de har fullført og sine tanker om det på plattformer som LinkedIn, og dermed vise at de er dedikerte og profesjonelle.
I tillegg kan du vurdere å lage korte videoer med ledere som diskuterer verdien av opplæringen. Å se en respektert leder støtte opplæringen kan virkelig motivere andre til å følge etter.
Med slike ambassadører blir ikke bare opplæringen mer synlig. Den øker også i verdi og oppmuntrer til bredere deltakelse og større engasjement.
Konklusjon
Det er utfordrende å implementere obligatorisk opplæring i en bedrift. Det blir ofte møtt med motstand og likegyldighet.
Du kan øke deltakelsen og engasjementet ved å stimulere kraften i den sosiale dynamikken og kjenne til underliggende mekanismer for menneskelig atferd.
PPT-rammeverket – Mennesker (People), Prosess (Process) og Teknologi (Technology) – understreker at det er nødvending å tenke helhetlig. I denne artikkelen har vi tatt for oss fire strategiske grep som går lenger enn tradisjonelle metoder, og som har god effekt: Å framheve deltakerandel, vise fram positive uttalelser, synliggjøre compliance og løfte fram opinionsledere.
Bedrifter som tar i bruk disse metodene, som nok ikke er selvinnlysende, kan gjøre obligatorisk opplæring til noe mer enn en kjedelig forpliktelse. Det kan heller bli et verdifullt bidrag til profesjonell utvikling.
Når obligatorisk opplæring blir gjort riktig kan det bidra til vekst og robusthet i organisasjonen. I tillegg til å sikre at alle i virksomheten er informert, blir de også innforstått med virksomhetens mål og verdier.
Klar for å se hvordan XtraMile kan hjelpe bedriften din?
Book en gratis demonstrasjon i dag. Oppdag hvordan vår plattform for automatisering av opplæring hjelper deg å gjøre obligatorisk opplæring mer engasjerende og effektiv.