Hvorfor dyktige ansatte slutter – og hvordan god onboarding kan hindre det

Det er første dag i ny jobb.

Sjefen din gir deg en liste med videoer du skal se, retningslinjer du må lese, og noen kollegaer du bør hilse på. "Gå gjennom dette når du får tid," sier hun med et smil.

Tre måneder senere sier du opp.

Ikke fordi du ikke mestret jobben, men fordi du aldri følte deg hjemme.

Kjenner du deg igjen? Du er ikke alene.

De fleste selskaper prøver å få onboarding riktig.

De lager lister, planlegger introduksjoner og setter opp opplæringsvideoer.

Men mange nyansatte ender opp med å drukne i møter og papirarbeid, uten en klar følelse av hvordan ting faktisk henger sammen.

Hva er onboarding av nye ansatte (og hvorfor er det så viktig?)

Onboarding handler om å få nye ansatte inn i selskapet på en god måte – hjelpe dem med å finne seg til rette i rollen, bli kjent med selskapets kultur og lære seg verktøyene de skal bruke i hverdagen.

Det handler ikke bare om å fylle ut skjemaer og hilse på folk – det handler om å gi folk en skikkelig start og legge grunnlaget for at de skal lykkes på lang sikt.

Når onboarding gjøres riktig, blir det en strategisk prosess som kobler de nyansatte til selskapets verdier og mål, hjelper dem til å bli produktive raskere, og styrker deres motivasjon til å bli i jobben.

Men selv om onboarding er så viktig, blir det ofte undervurdert.

En vanlig feil mange gjør, er å ansette noen med masse erfaring og regne med at de klarer seg selv fra dag én. "Hun har jobbet med markedsføring i ti år – hun finner nok ut av det!"

Men det å kunne faget sitt er ikke det samme som å vite hvordan man skal bruke det i en ny bedrift.

Selv erfarne folk trenger tid til å:

• Lære seg de spesifikke systemene og verktøyene dine
• Forstå hvordan ting besluttes
• Finne ut hvem de skal snakke med om hva
• Bli vant til bedriftens særegne måter å jobbe på
• Bygge relasjoner med viktige kolleger

Derfor er en solid onboarding-prosess viktig for alle.

Tallene viser tydelig hvorfor: 70% av nyansatte bestemmer seg i løpet av den første måneden for om de føler jobben er riktig for dem. Bare 29% føler seg godt nok rustet til å prestere etter onboarding. De fleste trenger rundt åtte måneder for å bli skikkelig produktive.

En ny studie fra HR Norge i 2024 avdekket noe viktig:

Mens 63% av ansatte trenger mer enn seks måneder for å mestre jobben, stopper 82% av bedriftene onboarding etter tre måneder.

Denne ubalansen koster bedrifter penger. Når ansatte slutter tidlig, kan det å erstatte dem koste alt fra seks til ni månedslønner.

Hvorfor sjekklister ikke funker

I min forrige jobb besto onboarding av en to-siders sjekkliste. Se disse videoene. Les disse dokumentene. Møt disse folkene.

Enkelt, ikke sant?

Jeg brukte flere uker på å prøve å få tak i travle kolleger for møter.

Når jeg endelig fikk snakket med de viktigste folkene, spurte de: "Hva lurer du på?"

Hvordan skulle jeg kunne vite hva jeg skulle spørre om når jeg ikke en gang visste hva jeg ikke visste?

I en annen jobb betydde onboarding at jeg måtte sitte gjennom en hel uke med presentasjoner om strategi, produkter og kultur. Det var heftige økter, maten var bra, men innen fredagen var det ingen som husket noe særlig.

Og det var det – ingen oppfølging etterpå.

Ledelseseksperten Keith Ferrazi sier at de fleste selskaper innrømmer at de ikke gir onboarding nok oppmerksomhet.

Dette gapet mellom det nye ansatte trenger og det de faktisk får, skaper store problemer – både for bedriften og for folkene som jobber der.

Den rette balansen: Menneskelig kontakt og digital støtte

For å lykkes med onboarding trenger du to ting – menneskelig kontakt og gode systemer.

Onboarding-eksperten Talya Bauer råder selskaper til å balansere seks viktige områder for en god onboarding:

• Grunnleggende regler og rutiner (sjekklistene)
• Klare forventninger til jobben
• Bygge selvtillit
• Forstå kulturen
• Skape relasjoner
• Regelmessige oppfølgingssamtaler om hvordan det går

Ser vi på tallene fra den siste undersøkelsen fra HR Norge, ser vi hvordan selskapene prioriterer disse elementene:

Trenden har ikke endret seg stort de siste to årene.

Bedrifter bruker fortsatt mest tid på regler og rutiner (96%), mens de menneskelige sidene blir liggende etter. Bare rundt halvparten fokuserer på å bygge selvtillit (56%), skape nettverk (55%), eller styrke kulturen (46%).

Det som er ekstra bekymringsfullt, er hvordan bedrifter følger opp. Selv om 77% sier de har oppfølgingssamtaler med nye ansatte, innrømmer over halvparten at de ikke egentlig vet om onboarding-tiltakene fungerer.

Her er det at smart automatisering blir viktig. Når du automatiserer de rutinemessige oppgavene, frigjør du tid til det som virkelig teller: å hjelpe folk med å knytte bånd, vokse og lykkes.

Slik hjelper XtraMile bedrifter med bedre onboarding

Forskning viser at de fleste bedrifter bruker altfor mye tid på papirarbeid og for lite tid på folk.

Vi hjelper med å snu denne ubalansen ved å gjøre de grunnleggende oppgavene med onboarding enkle og automatiserte. På den måten kan HR-teamene fokusere på det som virkelig teller – å sørge for at nye ansatte lykkes.

Her er hvordan vi gjør det:

1. Gi nyansatte skikkelig støtte fra dag én

De første dagene i en ny jobb bør dekke det viktigste, som oppsett av lønn, kommunikasjonsverktøy og selskapets retningslinjer. Dette virker kanskje selvsagt, men det er ofte her ting glipper eller drukner i lange dokumenter.

Du har sikkert allerede en etisk retningslinje, policyer og prosedyrer som dokumenter. I stedet for å tvinge de ansatte til å lese gjennom tunge manualer, kan du lage engasjerende e-læringsmoduler.

Last opp dokumenter som for eksempel retningslinjer for oppførsel eller ansattveiledninger, og la AI gjøre jobben ved å lage komplette kurs, egne leksjoner og interaktive quizer.

Når kurset er klart, kan du enkelt justere teksten, finjustere tonen eller legge til nye bilder og elementer for å holde innholdet friskt og relevant.

På den måten sparer du timer med manuelt arbeid og kan bruke tiden din på det som virkelig teller – folkene dine og prosjektene dine.

2. Bland ulike læringsformer

Nye ansatte trenger flere måter å lære og knytte seg til andre på.

Noen temaer fungerer bra som e-læring du kan ta i eget tempo, mens andre krever samtaler ansikt til ansikt eller aktiviteter sammen med teamet.

Planlegg opplæringen med en miks av ulike typer:

• Start med e-læringsmoduler for de grunnleggende tingene
• Følg opp med live samlinger for dypere samtaler
• Legg til spill og quizer for å gjøre læringen mer engasjerende og minneverdig
• Ha sjekkpunkter for å sikre at alt sitter

XtraMile sørger for at alt dette henger sammen automatisk.

Med en plattform for læringsautomatisering kan du sette opp opplæringsløp som blander ulike formater, og systemet tar seg av påmelding og planlegging.

XtraMile sender ut automatiske påminnelser og lar deltakerne selv endre tidspunkt om det trengs.

Når noen er ferdige med en nettkursmodul, blir de automatisk meldt på neste relevante live-økt. På den måten går læringen sømløst videre – uten at HR må styre med det manuelt.

3. Gjør onboarding engasjerende

Alle liker et godt spill.

Selv kjedelige temaer som regler og retningslinjer blir mer interessante når de gjøres om til vennlig konkurranse. Når læring blir som et spill, husker folk det bedre.

XtraMile Games gjør det enkelt å få fart på opplæringen:

• Legg inn quiz-konkurranser for å gjøre regler og retningslinjer mer spennende
• Lag teamutfordringer rundt selskapets policyer
• La folk delta fra mobilen ved å bruke QR-koder
• Følg med på poengsummene for å se hvilke temaer som trenger mer oppmerksomhet

Resultatet? Du får folk mer med og gjør det lettere for dem å huske det som er viktigst.

4. Ta bort det manuelle arbeidet i onboarding

Når var sist gang du hadde tid til å virkelig ønske nye ansatte velkommen?

De fleste HR-team er altfor travle med administrativt arbeid – som å melde folk manuelt på kurs, sende påminnelser og følge opp hvem som har fullført.

XtraMile lar disse oppgavene gå av seg selv:

• Melder nye ansatte inn i riktige opplæringsprogrammer
• Sender påminnelser når det trengs
• Utsteder ferdighetsbevis
• Viser hvem som trenger litt ekstra oppfølging
• Varsler hvis noen begynner å henge etter

Det gir HR-teamet tid til å fokusere på det de gjør best – å få nye ansatte til å føle seg velkomne, bygge gode relasjoner og legge til rette for at de lykkes på sikt.

Bygg suksess sammen

De første månedene avgjør hvordan ansatte ser på fremtiden sin hos deg.

De fleste trenger 6-8 måneder for å bli skikkelig gode i rollen sin. Men mange bedrifter kutter støtten etter tre måneder og håper at de finner ut av det selv.

Den metoden koster både tid og talenter.

God onboarding handler om å kombinere smarte systemer med ekte støtte.

Når du automatiserer de grunnleggende oppgavene, får HR-teamet ditt mer tid til å fokusere på det som virkelig betyr noe – å hjelpe folk med å bygge selvtillit, skape nettverk og forstå kulturen din.

Hos XtraMile mener vi at HR-teamene fortjener bedre verktøy og mer tid til å jobbe med folk. Vi ser at bedrifter med god onboarding får mer engasjerte ansatte, bedre produktivitet og lavere turnover.

Ved å gå lenger enn de grunnleggende oppgavene, forvandler du onboarding fra en enkel sjekkliste til et solid grunnlag for langsiktig suksess.

Vil du forbedre onboardingen din?

Prøv XtraMile gratis i 14-dager for å se hvordan XtraMile kan hjelpe deg å skape opplevelser som fungerer for både HR-teamet og de nyansatte.