Skreddersydd opplæring: Nøkkelen til trygge og dyktige team

Innrømmelse: Jeg trodde jeg var god på onboarding.

Det var jeg ikke.

Som Group CMO i et mellomstort europeisk selskap hadde jeg ansvar for 17 personer spredt over hele Europa. Tiden min gikk med til møter, workshops og en konstant strøm av e-poster.

Når noen nye startet i markedsføringsteamet, ga jeg dem en liste over blogger de kunne lese, lenker til vår interne dokumentasjon og noen YouTube-videoer om produktet vårt.

"Se på dette når du har tid," pleide jeg å si med et smil. "Det gir deg en god oversikt over hvordan vi jobber."

Jeg trodde det holdt.

Men i ettertid er det lett å se at det ikke gjorde det. De nyansatte stilte nesten ingen spørsmål. De nikket og virket som de forsto, men det de leverte viste noe annet. De slet. Jeg hadde gjort det vanskelig for dem å lykkes.

Hvis jeg kunne gjort det om igjen, hadde jeg satt av tid til å lage en skikkelig onboarding-plan. For når du hjelper nye ansatte med å komme raskt i gang, er det ikke bare de som vinner.

Hele teamet vinner.

Hvorfor opplæringen på avdelingen ofte går skeis

Dette er ikke bare et problem i markedsføring eller mellomstore selskaper. Det skjer overalt.

Ifølge ledelseseksperten Keith Ferrazi innrømmer de fleste bedrifter at de gir onboarding altfor lite oppmerksomhet.

Hva skjer da?

En rotete prosess hvor nye ansatte:

• Sliter med å skjønne avdelingens verktøy
• Må lære seg prosesser gjennom prøving og feiling
• Snubler seg gjennom uskrevne regler og teamdynamikk
• Føler seg lite koblet til teamets mål

Når det er så stor forskjell på hva nye ansatte trenger og hva de faktisk får, oppstår det problemer – både for bedriften og for de ansatte.

Tenk på den siste nyansatte hos dere.

De kom sikkert inn døra med masse entusiasme. Så kom utfordringene.

De måtte:

• Prøve å forstå avdelingens verktøy uten særlig hjelp
• Få taket på teamets prosesser ved å feile først
• Forstå uskrevne regler om «hvordan ting funker her»
• Bli kjent med nøkkelpersoner på egen hånd
• Navigere i teamets dynamikk og kommunikasjonsstiler
• Å bare pøse på med informasjon funker ikke.

Forskning viser at 81% av nyansatte føler seg helt overveldet av info under onboarding.

Og det blir verre: Mennesker glemmer halvparten av det de har lært i løpet av én time – og 70% dagen etter.

I stedet for å skape trygge, selvsikre ansatte, ender vi opp med stressede medarbeidere som bruker evigheter på å komme opp i fart.

Forskjellig onboarding for forskjellige grupper

De fleste bedrifter bør ha to nivåer av onboarding: en som gjelder hele selskapet og en som er spesifikk for hver avdeling.

Bedriftsomfattende onboarding gir nye ansatte en introduksjon til selskapets retningslinjer, kultur og strategi. Det er her du legger grunnlaget for at de skal lykkes på lang sikt.

Dette er også tidspunktet for å gå gjennom ting som IT-sikkerhet, bærekraft og mangfold.

Avdelingsspesifikk onboarding handler om å lære hvordan teamet deres faktisk jobber. Hvilke verktøy bruker dere? Hva er prosessene? Hva står i playbookene?

Det er dette som bygger broen mellom generell info om selskapet og det å bli effektiv i hverdagen.

Hvorfor opplæring i avdelingen er så viktig

Hver avdeling har sine egne måter å jobbe på, egne verktøy og egne mål.

Når noen starter hos dere, lurer de egentlig på tre ting:

1. "Hvordan gjør jeg denne jobben her?"
2. "Hvordan fungerer ting egentlig i dette teamet?"
3. "Hvordan kan jeg bidra og gjøre en forskjell?"

Hvis det ikke finnes en klar plan, blir de nye ansatte overlatt til seg selv og må gjette seg frem.

For eksempel:

• En nyansatt i økonomi får en liste med prosedyrer, men ingen forklaring på hva de betyr eller hvorfor de er viktige.
• En ny markedsfører blir bedt om å lage kampanjer uten å forstå merkevaren eller hvordan budskapet deres skal formidles.

Selv de mest erfarne trenger tid til å forstå hvordan ting fungerer i en ny jobb.

Og hvis vi ikke gir dem den hjelpen de trenger, mister vi tid, produktivitet – og kanskje også dyktige folk.

En 5-trinns plan for opplæring i ulike team

Du trenger ikke starte helt på nytt for å lage skreddersydd opplæring for forskjellige team.

De fleste avdelinger har allerede det meste av innholdet de trenger.

Det ligger i:

• Onboarding-dokumenter
• Prosessbeskrivelser
• Teamets playbooks
• Opplæringspresentasjoner
• Interne wikis

Problemet er ikke at innhold mangler. Problemet er måten vi bruker det på.

Tenk på den PowerPoint-presentasjonen med 200 slides som ligger på serveren deres. Den du sier alle nye ansatte må lese.

Forskning viser at 60% av ansatte innrømmer at de ikke leser gjennom slike dokumenter når de bare blir dyttet på dem.

Det er ikke fordi de er late.

Det er fordi det ikke er sånn folk lærer.

Slik kan du gjøre innholdet om til en opplæring som faktisk fungerer:

Steg 1: Sørg for at opplæringen henger sammen med selskapets onboarding

Før du lager opplæring for teamet ditt, må du passe på at det bygger videre på selskapets onboarding-program.

Dette sikrer at alt henger sammen og at du unngår å gjenta informasjon unødvendig.

Snakk med HR og finn ut hvor onboarding for selskapet slutter, og hvor din avdelings opplæring starter.

Steg 2: Kartlegg hvordan teamet ditt jobber

Få full oversikt over hvordan teamet ditt faktisk fungerer.

Lag en enkel oversikt over strukturen, hvordan dere jobber, hvordan dere kommuniserer, og hva dere måler for å definere suksess.

Dette bør være med:

• Struktur: Hvem gjør hva, og hvilke ansvarsområder har de?
• Prosesser: Hvordan ser de viktigste arbeidsflytene ut?
• Kommunikasjon: Hvilke verktøy bruker dere, og hva er forventningene til kommunikasjon?
• Interessenter: Hvem er de viktigste folkene teamet samarbeider med, både internt og eksternt?
• Kultur: Hvordan jobber og samarbeider dere som team?
• Verktøy: Hvilke systemer og plattformer bruker dere daglig?
• Målinger: Hvordan vet dere at dere lykkes?

Husk også de praktiske tingene, som hvordan man logger inn i systemene, når dere har møter, og hvor man finner ressurser og dokumentasjon.

Steg 3: Start med det viktigste

Ikke overvelde nye ansatte med alt på dag én.

Begynn med det de trenger for å komme i gang: verktøyene de skal bruke, hvordan ting gjøres, og hvem de kommer til å samarbeide med til daglig.

Detaljer som ikke haster, kan du ta senere i opplæringen.

Steg 4: Del opp informasjonen i små, overkommelige biter

Hvis du slenger alt mulig på nye ansatte med en gang, kommer det meste til å gå rett i glemmeboka.

"Chunking" handler om å dele opp informasjon i mindre deler som er lettere å håndtere og gir mer mening.

Dette prinsippet bygger på tre ting:

1. Det er mye lettere å forstå informasjon som er delt opp i små, ryddige biter.
2. Hver bit bør ikke inneholde mer enn maks syv ting.
3. Det er enklere å lære når nivået av detaljer passer til den som skal ta det inn og budskapet du vil formidle.

Når informasjon deles opp i små og lett fordøyelige biter, blir det mye enklere å forstå og huske.

Eksempel for en nyansatt i markedsføring:

Å dele opp informasjon på denne måten gjør det mye lettere for nye ansatte å forstå og huske det.

Steg 5: Gjør opplæringen spennende og interaktiv

Ingen har lyst til å sitte gjennom kjedelige presentasjoner eller bla seg gjennom tunge dokumenter.

Slik kan du gjøre opplæringen mer interessant:

• Lag quizzer med en leken vri for temaer som regler og rutiner
• Bruk engasjerende e-læringsmoduler til ting som merkevarens retningslinjer
• Kombiner e-læring med instruktørledet opplæring for mer kompliserte temaer

Med et læringssystem (LMS) kan du automatisere opplæringen, kombinere ulike måter å lære på og følge med på hvordan det går – samtidig som du gjør det gøy og motiverende for de nye ansatte.

5 grunner til at skreddersydd opplæring virkelig lønner seg

La oss være ærlige.

Opplæring føles ofte som et ork – både for den som holder det og for den som må gjennom det.

Men når det gjøres riktig, kan skreddersydd opplæring forandre hvordan teamene dine jobber og hvordan de føler om jobben sin.

Her er hvorfor det er verdt det:

1. De blir produktive raskere

Når nye ansatte vet hvordan ting fungerer fra starten av, kan de bidra raskt.

Tenk deg en selger som allerede etter et par dager kjenner playbooken, skjønner verktøyene og føler seg trygg på å selge produktet ditt. Eller en kundeservicemedarbeider som har øvd på vanlige utfordringer før de tar sin første telefon.

Sånt skjer når opplæringen er tydelig og målrettet.

2. De blir tryggere og blir i jobben lenger

Det kan være ganske overveldende å starte i ny jobb.

Når du tar deg tid til å lage opplæring som er tilpasset rollen deres, viser du dem at de er viktige. Du gir dem trygghet og en følelse av å høre til.

Og den følelsen? Det er en av de viktigste grunnene til at folk blir i jobben sin.

Folk blir der de føler seg verdsatt.

3. Det bygger en sterk teamkultur

Hver avdeling har sin egen måte å jobbe på, sine egne verdier og sin egen stil.

Skreddersydd opplæring hjelper nye ansatte med å finne sin plass. Det handler ikke bare om hva de skal gjøre, men hvorfor det de gjør er viktig.

For eksempel: I markedsføring kan det handle om å forstå merkevarehistorien og hvordan hver kampanje bidrar til det store bildet.

I økonomi kan det handle om å skjønne hvordan prosessene deres holder hele bedriften i gang.

Når folk forstår "hvorfor", blir de mer engasjerte og bedre lagspillere.

4. Det unngår dyre feil

God opplæring betyr færre feil.

Når opplæringen er tilpasset rollen, gir det nye ansatte tryggheten de trenger for å håndtere oppgavene sine uten å snuble. Det sparer både tid og penger.

For eksempel: 

• Et kundeserviceteam som vet hvordan de skal håndtere vanskelige saker, reduserer risikoen for at kunder forsvinner.
• Et salgsteam som kjenner produktet godt, unngår misforståelser med kunder og bevarer tillit og omdømme.
  
  

5. Det vokser med bedriften din

Når bedriften din vokser, hjelper skreddersydd opplæring deg å holde alt på stell.

Det gir deg en prosess som kan brukes igjen og igjen, så du slipper å finne opp hjulet på nytt hver gang noen nye begynner.

Avslutning

God onboarding handler ikke bare om å gi ansatte en introduksjon til selskapet. Det handler om å gi dem alt de trenger for å lykkes i jobben sin.

Når du tilpasser opplæringen til de ulike avdelingene, gir du nye ansatte verktøyene de trenger for å gjøre en god jobb fra start.

Et team som føler seg godt forberedt og tatt vare på, er mer produktivt, mer engasjert og bedre på å jobbe mot selskapets mål.

Vil du ta opplæringen til neste nivå? XtraMile kan hjelpe deg.

Med smarte verktøy som gjør opplæringen enklere og mer automatisert, kan du bruke tiden på det som virkelig betyr noe – å hjelpe teamene dine til å lykkes.

Klar til å forbedre onboarding-prosessen?

Start en gratis prøveperiode og finn ut hvordan XtraMile kan hjelpe deg med å lage opplæring som fungerer både for deg og dine nye ansatte.