Obligatorisk opplæring er en del av hverdagen i arbeidslivet.
Bedrifter må sørge for at ansatte gjennomfører viktige kurs – enten det handler om lover og regler, sertifiseringer, onboarding eller kundeopplæring. Faktisk viser undersøkelser at så mye som 60% av bedriftenes opplæringsbehov er nettopp slike obligatoriske kurs.
For å gjøre dette enklere, bruker mange bedrifter et Learning Management System (LMS) til å automatisere kursene.
Likevel, selv om LMS-markedet i Europa er på vei mot 25 milliarder dollar innen 2030, er det fortsatt mange implementeringer som ikke lykkes.
Faktisk viser studier at 70% av teknologiske og digitale prosjekter ikke når målene sine.
Og grunnen? Det handler sjelden om selve teknologien.
Det handler om folk
En klassisk feil mange gjør med LMS er å se på det som «bare en ny teknologi» som skal rulles ut.
Men å få et LMS til å fungere handler ikke om programvaren. Det handler om folkene som skal bruke det.
Mange tror at bare det å kjøpe et LMS automatisk vil forbedre opplæringen. De bruker store summer på plattformen, men ender opp med lave fullføringsrater og liten effekt.
Forskning viser at motstand mot endring er årsaken til at rundt 39% av endringsprosjekter feiler. 33% mislykkes fordi de mangler støtte fra ledere og mellomledere.
Nyere studier peker på noen klare suksessfaktorer når folk skal omfavne digitale løsninger:
- Tydelig og åpen kommunikasjon fra ledelsen
- At ansatte er med på laget og motiverte
- Skikkelig opplæring og oppfølging
- En bedriftskultur som er klar for endring
Får du ikke folk med deg, blir selv det beste LMS bare nok et verktøy som ingen bruker.
Drømmelaget for å lykkes med LMS
Å få et LMS på plass for obligatorisk opplæring er ikke noe du bare installerer og er ferdig med. Det er en prosess som krever riktig miks av folk og ferdigheter for å fungere.
Ikke alle kommer til å være begeistret fra starten av, men med disse nøkkelpersonene på laget kan du sikre at systemet faktisk blir brukt – og gir resultater.
1. Den digitale forkjemperen (eller Opplæringsentusiasten)
Skal du lykkes med et LMS, trenger du en ekte ildsjel som brenner for saken.
Den Digitale Forkjemperen er ikke bare begeistret for ny teknologi – de ser hvordan automatisering av obligatorisk opplæring kan gjøre en stor forskjell for hele organisasjonen.
Dette er ofte en HR-leder eller opplæringskoordinator som har stålkontroll på tallene: forsinkede frister, manglende sertifiseringer og alle de timene som går med til å mase på folk for å få dem til å fullføre kurs.
De har allerede dykket ned i plattformens funksjoner og kan nesten ikke vente med å vise andre hvordan den kan gjøre livet enklere.
Engasjementet deres smitter – de er perfekte til å overbevise skeptiske kolleger. Når noen spør: «Hvorfor må vi endre på opplæringen vår?», svarer Forkjemperen med konkrete eksempler på hvordan det sparer tid og øker gjennomføringsraten.
2. Prosesseksperten
Her begynner det å bli spennende.
Mange tror at et LMS bare trenger teknologientusiaster, men Prosesseksperten er minst like viktig.
Dette er gjerne en opplæringsleder eller driftsansvarlig som kan prosessene utenat – både det som fungerer, det som ikke fungerer, og det som bare tar unødvendig mye tid.
De vet nøyaktig hva som må endres, og viktigst av alt, hvordan man gjør det uten å forstyrre den daglige driften.
Med et praktisk og jordnært blikk sørger de for at gode ideer blir til løsninger som faktisk funker.
Når resten av teamet blir gira på alle kule automatiseringsfunksjoner, er det Prosesseksperten som stiller de kritiske spørsmålene:
«Hjelper dette oss med å oppfylle kravene vi må følge?» og «Hva må vi endre i sertifiseringsprosessen for at dette skal fungere?»
3. Lederen som går foran
For å lykkes med et LMS, må støtten komme fra toppen.
Uten synlig engasjement fra ledelsen blir selv de beste opplæringsinitiativene ofte ignorert.
En leder som virkelig går foran – gjerne en HR-direktør eller leder for opplæring og utvikling – viser at dette er viktig ved å bruke systemet selv. De nøyer seg ikke med å snakke om hvor viktig opplæring er, de viser det i praksis.
De tar kurs, deler sertifikatene sine og heier frem læringsprestasjoner i teamet. Når denne lederen aktivt bruker LMS, sender det et tydelig signal:
Å fullføre obligatorisk opplæring er ikke bare viktig – det er en del av hvordan vi lykkes som organisasjon.
4. IT-partneren
Selv om LMS-plattformer har blitt mye enklere å bruke, er det fortsatt gull verdt å ha en dyktig IT-partner med på laget. Denne personen sørger for at alt det tekniske fungerer som det skal, samtidig som de hjelper med å gjøre opplæringsmålene realistiske og gjennomførbare.
IT-partneren vet hva som kreves teknisk og hva brukerne trenger i praksis. De fikser sømløs integrasjon med eksisterende systemer, sikrer datasikkerheten og skreddersyr plattformen til å passe bedriftens behov.
Det beste av alt? De kan både "IT-språk" og vanlig språk, og gjør kompliserte tekniske ting forståelige for alle.
5. Avdelingsambassadøren
Dette er en rolle mange glemmer, men som faktisk er helt essensiell.
Avdelingsambassadøren er stemmen til de ansatte – de som faktisk skal bruke LMS-et og ta kursene.
Dette er ofte en godt likt teamleder eller avdelingssjef som vet akkurat hvordan opplæringen fungerer ute i virkeligheten. De sier fra hvis kursene er for lange, innholdet er kjedelig eller plattformen er tungvint å bruke.
Deres ærlige tilbakemeldinger gjør at du kan lage opplæring som folk faktisk har lyst til å gjennomføre, i stedet for å bare presse seg gjennom.
Og kanskje viktigst: Når kollegene ser at en de respekterer og stoler på, bruker det nye systemet og liker det, er de mye mer tilbøyelige til å prøve det selv.
6. Den sorte fåren: Han (eller hun) som nekter å endre seg
Ingen LMS-prosjekt er komplett uten å møte på den ene personen du helst ikke vil ha med på laget: Den som forsvarer status quo for enhver pris.
Dette er ikke en sunn skeptiker som stiller gode spørsmål – det er en som aktivt motarbeider alle endringer i måten opplæring gjøres på. Det er ofte en erfaren leder som har vært i jobben lenge og mener at «slik vi har gjort det til nå, fungerer helt fint».
Typiske utsagn fra denne personen er:
– «Regnearkene våre funker som bare det.»
– «Folk kommer aldri til å fullføre kurs uten at noen personlig maser på dem.»
De er ikke interesserte i fakta om hvor mye tid og penger som går tapt på manuelle prosesser.
Oppdraget deres? Å holde alt akkurat som det er.
Men her er greia: Denne personen har ingen plass i et LMS-team som skal lykkes. Motstanden deres kan faktisk velte hele prosjektet.
Vil du lykkes med LMS? Da må denne forsvareren av «sånn har vi alltid gjort det» settes på sidelinjen.
Hvorfor skikkelig opplæring er så viktig
Folkene i LMS-teamet kommer fra forskjellige avdelinger – HR, IT, drift og ledelse.
Alle har sine egne mål og måter å se ting på.
For å lykkes må dere få disse ulike perspektivene til å jobbe mot ett felles mål: å lage opplæring som faktisk funker.
Det betyr at dere må:
- Ha klare mål som alle skjønner
- Gi alle grundig og jevn opplæring i hvordan plattformen fungerer
- Måle resultatene og dele dem åpent
- Justere kursene basert på hva brukerne faktisk mener
Og viktigst av alt: Ikke tro at et par opplæringsøkter er nok.
Å bruke en læringsplattform er ikke som å oppdatere en programvare. Det tar tid å lære opp teamet ordentlig slik at de kan bruke plattformen effektivt. Skikkelig opplæring er helt avgjørende hvis dere skal få dette til å fungere.
Konklusjon
Når bedrifter innfører et LMS for obligatorisk opplæring, er det fort gjort å fokusere mest på teknologien – hvilke funksjoner plattformen har, og hvordan den virker. Problemet? Det fører ofte til at prosjektet enten feiler eller bare gir halvgode resultater.
Det viktigste er å få folk med på laget først. Det er de som avgjør om opplæringsinitiativet blir en suksess eller ikke.
For å lykkes trenger du:
- En samlet innsats fra hele teamet
- Tydelige mål som alle kan enes om
- Sterk støtte fra ledelsen
Skikkelig opplæring, klare resultater og en god miks av folk som driver prosessen fremover
Ja, det tar både tid og krefter å automatisere obligatorisk opplæring.
Men med riktig team på plass kan du gjøre drømmen om effektiv læring til virkelighet – og lage opplæringsprogrammer som folk faktisk gjennomfører og som gir resultater.
Klar til å komme i gang?
Prøv XtraMile gratis og se hvordan XtraMile kan hjelpe bedriften din med å automatisere obligatorisk opplæringen din.