Slik gir du effektiv compliance-trening til ansatte: 8 smarte tips

Å følge kravene for compliance handler om mer enn å unngå bøter og juridiske problemer.

God compliance-trening skaper en tryggere og mer etisk arbeidsplass, samtidig som den gir de ansatte selvtillit til å gjøre jobben sin.

Men det er ikke alltid lett å lage trening som både engasjerer og faktisk funker.

I denne artikkelen får du åtte tips til hvordan du kan lage compliance-trening som virkelig sitter, og hvordan du kan gjøre læringsopplevelsen enda bedre for teamet ditt.

Hva er compliance-trening?

Compliance-trening handler om å lære opp ansatte i lover, regler og interne retningslinjer som er viktige for jobben de gjør.

Målet er å sørge for at de vet hva som forventes av dem, følger bransjestandarder og bidrar til en kultur der alle tar ansvar og jobber trygt.

Typiske temaer i compliance-trening er:

• Sikkerhet på arbeidsplassen- For eksempel OSHA-standarder eller sikkerhetsregler som gjelder i din bransje.
• Personvern- Reglene rundt GDPR, HIPAA eller andre krav til databeskyttelse.
• Forebygging av trakassering- Retningslinjer mot diskriminering og trakassering på jobb.
• Etikk og retningslinjer- Hvordan ansatte skal opptre og ta gode valg på vegne av bedriften.

God compliance-trening er ikke bare noe du må gjøre for å følge regler. Det handler om å gi de ansatte kunnskapen og verktøyene de trenger for å beskytte seg selv, virksomheten og alle som er avhengige av den.

Trenger du ferdige compliance-kurs? Ta en titt på kurs fra XtraMile – de dekker alt du trenger for obligatorisk opplæring.

8 smarte tips for bedre compliance-trening

1. Ha klare mål fra start

Før du setter i gang, må du ha tydelige mål for hva treningen skal oppnå. Det gjør det enklere å tilpasse opplegget til både bedriftens behov og de ansattes hverdag.

For eksempel kan målet være å øke resultatene på sikkerhetsrevisjoner med 20%, eller at alle ansatte fullfører opplæring i personvern innen en bestemt dato.

Slik gjør du det:

• Finn ut hva som er hovedmålet: Skal dere oppfylle krav, redusere ulykker eller øke bevisstheten?
• Jobb sammen med ledere og nøkkelpersoner for å sette konkrete, målbare mål.
• Tilpass målene til ulike roller, slik at de gir mening for alle.

Eksempel: Hvis du jobber i logistikk, kan målet være å redusere skader på arbeidsplassen med 15% gjennom bedre sikkerhetsopplæring.

2. Gjør innholdet spennende

Kjedelige, teksttunge moduler får folk til å koble av. 

Hvis du vil holde på interessen, bruk varierte metoder som spill, instruktør-trening, videoer og e-læring. Det gjør ikke bare treningen morsommere, men hjelper de ansatte med å huske det de lærer.

Slik gjør du det:

• Lag videoer som viser ekte situasjoner, for eksempel hvordan man behandler sensitive kundedata.
• Bruk quizer med umiddelbar tilbakemelding for å repetere og forsterke læringen.
• Legg til interaktive elementer som klikkbare grafikker eller spillbaserte oppgaver for å gjøre innholdet mer engasjerende.

Eksempel: Lag en quiz om cybersikkerhet der de ansatte må oppdage phishing-forsøk. Det gjør et tørt tema til noe spennende og nyttig.

3. Gjør treningen relevant for jobben

Generell opplæring treffer ofte dårlig. Ansatte må kunne se hvordan treningen henger sammen med jobben deres.

En operatør på en fabrikk trenger noe helt annet enn en økonomisjef som jobber med sensitive kundedata.

Slik gjør du det:

• Lag skreddersydde kurs for ulike roller og avdelinger.
• Bruk konkrete eksempler og situasjoner som passer til de ansattes arbeidsoppgaver.
• Sørg for å oppdatere innholdet jevnlig, så det alltid er oppdatert med gjeldende regler og praksis.

Eksempel: Et compliance-kurs for helsepersonell kan ta opp typiske situasjoner rundt brudd på HIPAA-regler, mens et kurs for IT-ansatte kan fokusere på GDPR og databehandling.

4. Gjør treningen lett tilgjengelig

Alle ansatte, uansett hvor de jobber, må ha enkel tilgang til treningen. Dette er ekstra viktig for de som jobber hjemmefra, ute i felt eller på skift.

Slik gjør du det:

• Velg et LMS (Learning Management System) som lar ansatte ta kurs når det passer dem best.
• Gi mulighet til å laste ned kursene, så de kan gjennomføres uten internett.
• Tilby kurs på flere språk hvis du har ansatte med ulike språkbakgrunner.

Eksempel: Et sikkerhetskurs som kan tas via mobilen gjør at bygningsarbeidere kan ta opplæringen ute på byggeplassen, uten å måtte dra inn på kontoret.

5. Automatiser oppfølgingen

Å holde oversikt over compliance-trening manuelt er både tidkrevende og fort gjort å rote til. Ved å automatisere oppfølgingen slipper du å bekymre deg for frister som glipper, og sikrer at alle ansatte tar de kursene de må.

Slik gjør du det:

• Bruk et LMS som sender automatiske varsler om kommende frister og kurs som ikke er fullført.
• Sett opp påminnelser for opplæring som må fornyes jevnlig, som sertifiseringer.
• Bruk rapporteringsverktøy for å holde oversikt over hvem som er ferdig og hvem som henger etter.

Eksempel: Automatiske påminnelser kan sikre at alle ansatte fullfører det årlige kurset i forebygging av trakassering uten at HR trenger å mase.

6. Gjør det praktisk og virkelighetsnært

Når opplæringen er koblet til ekte situasjoner, blir det mye lettere for de ansatte å forstå hvordan de skal bruke det i praksis. Dette gjør treningen både mer engasjerende og relevant.

Slik gjør du det:

• Lag øvelser som speiler virkelige utfordringer, som hvordan man håndterer et datainnbrudd eller reagerer på en sikkerhetshendelse.
• Bruk rollespill for å trene på problemløsing i situasjoner som krever at ansatte handler riktig.
• Gi konkrete tilbakemeldinger etter simuleringene, så de ansatte vet hva de kan forbedre.

Eksempel: Et logistikkselskap kan lage en øvelse der en gaffeltruck går i stykker, for å trene lagerarbeidere på hvordan de håndterer nødsituasjoner på en trygg måte.

7. Få tilbakemeldinger for å gjøre treningen bedre

Tilbakemeldinger er helt avgjørende for å utvikle treningen videre og holde den relevant. De ansatte kan ofte gi deg gode innspill på hva som funker, og hva som kan bli bedre.

Slik gjør du det:

• Send ut korte spørreundersøkelser eller la de ansatte evaluere kurset etterpå.
• Sjekk data fra læringsplattformen, som hvor mange som fullførte, hvor lang tid de brukte, og resultatene på quizene.
• Oppdater kursene jevnlig basert på hva de ansatte sier, og endringer i regelverket.

Eksempel: Etter å ha lansert et nytt kurs om anti-diskriminering kan du spørre de ansatte hvilke deler som var uklare, og justere innholdet der det trengs.

8. Gi ros og belønning for innsatsen

Når du viser at du setter pris på innsatsen til de ansatte, blir det lettere å få dem med på treningen. Selv små tiltak kan motivere dem til å ta opplæringen mer seriøst.

Slik gjør du det:

• Gi digitale merker eller kursbevis når de fullfører kurs.
• Trekk fram de som gjør det ekstra bra, enten i møter eller i interne nyhetsbrev.
• Knytt kursresultater til noe konkret, som karriereutvikling, forfremmelser eller bonuser.

Eksempel: En ansatt som gjør det bra i sikkerhetsopplæringen kan få et merke som vises i systemet, noe som kan skape en sunn konkurranse mellom kollegaene.

Bonus: Gjør compliance-treningen enklere og mer relevant med AI

Med AI i læringssystemet ditt kan du gjøre compliance-treningen både enklere å lage og mer tilpasset de ansatte. AI hjelper deg med å spare tid, tilpasse opplæringen til den enkelte og forbedre kursene etter hvert som behovene endrer seg. Slik kan AI løfte treningen din:

• Lag kurs automatisk- Last opp dokumenter som håndbøker, og la AI gjøre dem om til interaktive moduler og quizer på få minutter.
• Hold innholdet oppdatert- AI kan automatisk oppdatere kursene slik at de alltid følger de siste reglene og kravene.
• Tilpass opplæringen: Tilby kurs som er skreddersydd for hver enkelt ansatt, basert på rolle, tidligere opplæring eller prestasjoner.
• Lær av data: Bruk innsikt fra kursresultater og engasjement for å gjøre treningen bedre og mer effektiv over tid.

Eksempel: Last opp de nyeste GDPR-retningslinjene for bedriften din, og la AI lage et ferdig kurs på noen få minutter. De ansatte får oppdatert opplæring uten forsinkelser, og bedriften oppfyller kravene uten ekstra styr.

Avslutning

Compliance-trening handler ikke bare om å unngå bøter og problemer...

... det handler om å bygge en arbeidsplass der ansvar, sikkerhet og læring står i fokus.

Ved å bruke disse tipsene kan du sørge for at de ansatte er godt forberedt på å møte kravene, samtidig som de føler seg verdsatt og trygge i jobben sin.

Vil du gjøre compliance-treningen enklere?

Med XtraMile sitt LMS får du alt du trenger: automatikk som sparer tid, engasjerende kurs og brukervennlige løsninger som er skreddersydd for compliance. Prøv det gratis i 14 dager og gi opplæringen i din bedrift et løft.

Start gratis prøveperioden i dag!