En læringsplattform (LMS) er en programvareplattform som hjelper bedrifter med å automatisere oppretting, administrasjon, overvåkning og rapportering av digitale opplæringsprogrammer for ansatte - i stor skala.
Bedrifter som bruker en læringsplattform har godt opplærte og mer effektive medarbeidere - som de kan beholde lenger.
I denne artikkelen svarer vi på spørsmålet "Hva er en læringsplattform?” og hjelper deg med å oppdage de mange fordelene en LMS kan tilby din virksomhet.
Opplæring er viktig - men det er vanskelig å gjennomføre uten et LMS
Bedrifter vet at opplæring for deres ansatte er viktig.
Ikke bare øker det produktiviteten med 37% og hjelper deg med å oppfylle lovpålagte krav, men det bidrar også til å skape en positiv bedriftskultur.
Problemet er at obligatorisk opplæring er tidkrevende og repetitiv - fordi du må gi den samme informasjonen til alle ansatte.
Bare noen få bedrifter har en egen lærings- og utviklingsfunksjon, så det er ofte overlatt til HR- eller IT-teamene å ta seg av dette - ved siden av deres primære ansvarsområder.
Disse teamene vet at de trenger å levere obligatorisk opplæring, men har ikke kapasitet til å bruke mye tid eller energi på det.
Undersøkelser fra Evidente viser at HR-ledere er så opptatt med operasjonelle aktiviteter som medarbeidersamtaler og talentutvikling, at opplæring ofte blir nedprioritert.
Som et resultat trenger 80% av HR–lederne hjelp til å tette bedriftens interne kompetansegap - og organisasjoner går glipp av en viktig måte å bygge og fremme bedriftskultur på.
Selv når HR- og IT-team finner tid til å gjennomføre obligatorisk opplæring, er de ofte tvunget til å gjenta de samme kjedelige PowerPoint-slidene eller uhåndterlige PDF-dokumentene.
Denne manuelle tilnærmingen til obligatorisk opplæring er tidkrevende for alle involverte og en dårlig opplevelse for mottakerne.
Ikke bekymre deg; det finnes en annen måte - å levere opplæring med et LMS som XtraMile.
I stedet for lange, kjedelige og repetitive opplæringer, kombinerer e-læringsmodulen i XtraMile video og tekst for å hjelpe deg med å raskt produsere engasjerende opplæring i små biter.
Undersøkelser fra Forrester viser at å levere opplæring på denne måten er betydelig mer engasjerende for deltakerne enn gamle lysbilder og kjedelige PDF-er.
Å dele innholdet opp i lettfordøyelige biter hjelper folk å lære kjernekonseptene raskere og huske informasjonen bedre på lang sikt.
Ved å bruke en læringsplattform (LMS) til å automatisere opplæringstiltakene kan bedrifter raskt nå sine mål for læring og utvikling:
- Raskere og enklere opplæring for hele selskapet
- Sporing av hvem som har fullført opplæringen (og når)
- Utarbeidelse av overbevisende opplæringskurs - inkludert mikroinnhold
- Tilbyr en rekke opplæringsløsninger for ulike avdelinger
Hvis du har slitt uten et LMS - som XtraMile - i din organisasjon, har du sannsynligvis allerede en enorm opplæringsbakgrunn.
Så, la oss se på noen av de mest populære typene opplæring du kan levere mer effektivt og virkningsfullt enn noensinne ved hjelp av en læringsplattform.
Hva brukes en læringsplattform til?
Det er flere forskjellige typer opplæring som en bedrift eller institusjon kan bruke et LMS til, blant annet:
- Faglig utvikling - lære medarbeidere nye ferdigheter for å jobbe mer effektivt
- Personlig utvikling - forbedre spesifikke 'myke' ferdigheter for å bli bedre medarbeidere
- Produktopplæring - hjelpe ansatte til å forstå hvordan produktene dine fungerer
- Kundeopplæring - lære opp kunder for å få maksimalt utbytte fra produktene dine
Selv om alle disse er gyldige bruksområder for en LMS, vil vi i denne artikkelen fokusere på bruk av en LMS til å levere obligatoriske interne opplæringsprogrammer.
Denne typen internopplæring må ofte gis til alle ansatte for å sikre at selskapene oppfyller sine arbeidsgiverforpliktelser, men det kan bli kjedelig og repetitivt.
Obligatorisk opplæring gjør det også mulig for organisasjonen å fremme sin egen måte å gjøre ting på som en del av en enhetlig bedriftskultur.
Innenfor rimelighetens grenser er det ingen begrensning for hvilke typer obligatoriske opplæringsprogrammer du kan levere ved hjelp av en læringsplattform, men vanlige eksempler er blant annet;
- Onboarding av ansatte - korte kurs designet for å raskt sette nye ansatte inn i bedriftskultur, prosesser og arbeidsflyter.
- Helse og sikkerhet - universelle opplæringskurs designet for å holde ansatte (og kunder) trygge mens de arbeider med din bedrift.
- Arbeidsmiljø - spesialinformasjon du trenger å dele om spesifikt utstyr, situasjoner eller forhold ansatte kan møte i din bedrift.
- IT og sikkerhet - innsikt i effektiv bruk av IT-infrastruktur i din organisasjon og kritisk opplæring om informasjon og kybersikkerhet.
- Overholdelse av regelverk - hjelp dine ansatte med å forstå og møte bransjespesifikke forskrifter i din sektor, for eksempel bremsetest rapportering i logistikk.
- Overholdelse av lover og regler - gi dine ansatte alt de trenger å vite for å møte bredere juridiske krav universelle for hver sektor, for eksempel GDPR.
- Overholdelse av interne retningslinjer - kompletter personalhåndboken for å sikre at ansatte forstår bedriftens interne retningslinjer og prosedyrer.
Men hvordan vet du om et LMS for obligatorisk opplæring - som XtraMile - passer for din organisasjon?
Hvem bør bruke en læringsplattform?
Hvis du er ny i bruken av læringsplattformer, lurer du kanskje på om din bedrift er klar for et dedikert LMS.
Det fins ingen 'riktig størrelse' for å ta i bruk et LMS - bedrifter i alle størrelser bruker dem.
Imidlertid ser vi typisk at raskt voksende selskaper har mest nytte av å implementere et LMS for første gang.
Så snart bedriften din vokser over flere avdelinger og kontorer - blir bruken av et dedikert LMS for å levere obligatorisk opplæring stadig viktigere.
Bedrifter i denne skalaen trenger å tilby en rekke opplæringer - men å gjentatte ganger levere og håndtere den opplæringen, betyr enorme mengder tidskrevende administrasjon uten et LMS.
Det fins ingen øvre eller nedre grense for hvor mange ansatte du kan ha med et LMS.
Men hvis din bedrift tar i bruk en læringsplattform, hvem i organisasjonen bør ha ansvaret og forvalte det fremover?
Vanligvis ser vi to roller som har en tendens til å ta ansvar for et LMS innenfor sin organisasjon - HR- og IT-ledere.
HR-ledere
For HR-ledere er hovedfokuset på ansettelser, oppsigelser, onboarding av nyansatte og disiplinering av medarbeidere, men deres ansvaret stopper ikke der.
De må også sørge for at hver ansatt får tilstrekkelig opplæring i bedriftens retningslinjer, prosedyrer og ting som bærekraft.
Fordi de har det så travelt, kan HR-ledere være tilgitt for ikke å sette den obligatoriske opplæringen øverst på sin 'to-do'-liste, men de vet at det er viktig på grunn av press eksternt som:
- Strengere personvern- og personopplysningslover
- Kvalitetsstandarder og overholdelse av regelverk
- Utvidelse av selskapet
- Fjernarbeid og hybridarbeid
- Mangfold, rettferdighet og inkludering
- Samfunnsansvar i bedrifter
I dag bruker disse HR-lederne - og teamene deres - fragmentariske løsninger som er satt sammen av standard kontorprogramvare som PowerPoint, regneark og delte stasjoner.
Å gjøre det på denne måten er imidlertid tidkrevende, vanskelig å spore, utsatt for feil og gir ikke en god opplevelse for de som får opplæringen.
Ved å ta i bruk et system for læringsadministrasjon endres alt dette, og det gjør opplæring enklere for HR-ledere på tre viktige måter:
Enkel kursopprettelse - ved å bruke dedikerte kursforfatterverktøy og alternativer for AI-kursgenerering fjernes det manuelle arbeidet som kreves for å lage internt opplæringsinnhold.
Enkel sporing - umiddelbart forstå hvem som har fullført opplæringen og følge opp automatisk, noe som fjerner behovet for å purre på folk eller håndtere komplekse regneark.
Enkel administrasjon - få total ende-til-ende administrasjon av hele det interne opplæringsprogrammet fra én sentral plattform. Si farvel til fragmenterte systemer og prosesser.
IT-ledere
I likhet med HR-ledere må IT-ledere ofte bære flere hatter i organisasjonen.
Det betyr at de i tillegg til å rulle ut ny programvare, administrere IT-infrastrukturen og sørge for at bedriftens data er sikre, også må tenke på opplæring.
Det blir stadig viktigere for IT-ledere å levere effektiv opplæring, særlig når det gjelder datasikkerhet og compliance. Viktige drivere er blant annet:
- GDPR og økende kontroll med bruk av personopplysninger
- Den pågående trusselen om cyberangrep og problemer med cybersikkerhet
- Overholdelse av standarder for informasjonshåndtering som ISO27001
Hvis selskapet ikke har kontroll på dette, kan det bli ilagt betydelige bøter eller miste kundenes tillit.
Det betyr at IT-ledere må levere og følge opp forretningskritisk opplæring i hele Organisasjonen.
De nåværende løsningene - den samme brokete gjengen av lysbilder, regneark og delte disker som HR bruker - er ikke egnet til formålet i stor skala.
Når så mye står på spill, velger IT-teamene vanligvis å bruke en bestemt type LMS som er dedikert til opplæring i samsvar og sikkerhetsbevissthet.
XtraMile er imidlertid spesialutviklet for å håndtere alle typer obligatorisk opplæring - inkludert compliance og sikkerhetsbevissthet.
Ved å sentralisere den obligatoriske opplæringen i et felles LMS som XtraMile, kan IT-ledere dra nytte av alle de tidsbesparende fordelene og samsvarsfordelene uten å måtte vedlikeholde et eget system.
Nøkkelfunksjoner i læringplattformer
Et LMS - som XtraMile - tilbyr en raskere og bedre måte å håndtere obligatorisk opplæring på. Hvis dette er målet ditt, er det flere viktige funksjoner du bør se etter:
- Automatisert påmelding - slik at du raskt kan registrere nyansatte til de mest relevante opplæringsprogrammene ved å trykke på en knapp, noe som gjør onboarding-prosessene enklere.
- AI-kursoppretting - alle verktøyene du trenger for å produsere overbevisende opplæringsmateriell på få minutter - noe som sparer deg for timevis sammenlignet med å lage det manuelt.
- Digital sertifisering - automatisk anerkjennelse av de ansatte som har fullført opplæringen med umiddelbar levering av digitale sertifikater.
- Overvåking og rapportering - arbeidsgivere og arbeidstakere må kunne se hvordan det går med opplæringen, slik at de kan fokusere på å forbedre gjennomføringsgraden.
- Sentralisert lagring - alt obligatorisk opplæringsmateriell lagres på ett sted med minimalt behov for vedlikehold og administrasjon.
Dette er ikke en uttømmende liste, men den bør hjelpe deg med å få et bedre inntrykk av hva noen av de beste læringssystemene for obligatorisk opplæring kan tilby.
Hvilke viktige resultater kan du forvente å se når du begynner å bruke et LMS i bedriften din?
Hvorfor du bør bruke et læringsstyringssystem
Enten du er HR- eller IT-leder, har det å bruke et LMS - som XtraMile - til å levere obligatorisk opplæring flere klare fordeler som vil ha en positiv innvirkning på hele organisasjonen. Blant disse fordelene er:
Forenkling av opplæring - å bruke et dedikert system kan du fjerne tenkning og 'gjetting' når du skal lage og gjennomføre obligatorisk opplæring i bedriften.
Lage kurs på mindre tid - takket være generativ AI-teknologi og avanserte kursverktøy, kan du kutte tiden du bruker på å lage opplæringsmateriell med opptil 70%.
Gjør det enkelt å overholde lover og regler - med robuste rapporteringsalternativer og fremdriftssporing får du raskt oversikt over hvem som har gjennomført obligatorisk opplæring, slik at du kan holde deg oppdatert.
Strømlinjeformet onboarding - automatiske opplæringsalternativer gjør at du kan lære opp nye medarbeidere på få minutter - og skape en elegant opplevelse som imponerer nye ansatte.
Skapt for opplæring - i stedet for å kaste bort tid på å bruke en rekke ulike verktøy og dokumenter for å gi opplæring, kan du målrette opplæringsforbedringer på en effektiv måte med en spesialisert plattform.
Rask utrulling av opplæring - reduserer tiden det tar å gjennomføre opplæring i hele organisasjonen dramatisk, og gjør det opptil 8 ganger raskere.
Øyeblikkelige sertifikater - anerkjenn det harde arbeidet som er lagt ned av de ansatte som fullfører opplæringen, ved å utstede sertifikater umiddelbart - og bruk dem også som en del av dokumentasjonen.
Det finnes ingen erstatning for å bruke det riktige verktøyet for jobben, og fordelene som en læringsplattform tilbyr bedriften er tydelige.
Konklusjon
Det er ikke overraskende at 80 % av HR-sjefer sliter med å håndtere interne kompetansegap i organisasjonen - særlig hvis de prøver å gjennomføre opplæring i stor skala uten et LMS.
Undersøkelser viser at mange HR- og IT-ledere ser på obligatorisk opplæring som en tidkrevende og svært manuell prosess - og at den ikke får den tiden og oppmerksomheten den fortjener.
Likevel må både HR- og IT-ansvarlige sørge for at opplæringstilbudet er riktig.
Ikke bare vil de se en 37% økning i produktivitet på tvers av organisasjonen, men de oppfyller også målene for overholdelse av lover og regler og bidrar til å skape en god bedriftskultur.
Å velge XtraMile som ditt LMS vil hjelpe dine HR- og IT-opplærere med å spare minst 70% av tiden de tidligere brukte på obligatorisk opplæring ved å automatisere hele prosessen.
XtraMile hjelper deg med å komme raskere i gang med obligatorisk opplæring
XtraMile forenkler den obligatoriske opplæringen for raskt voksende organisasjoner, fra kursopprettelse til gjennomføring, og reduserer tid og innsats med 70 %.
XtraMiles læringsplattform, som er anerkjent av selskaper som AKVA Group, Borregaard og Kreftforeningen, forbedrer arbeidsstyrkens ferdigheter og samsvar, og integrerer opplæring sømløst i vekststrategiene til fremtidsrettede virksomheter.
Vil du vite mer om hvordan XtraMile kan hjelpe deg med å gjøre den obligatoriske treningen raskere?