Sertifikater i XtraMile.
Samle alle sertifikater på ett sted
Med XtraMile Sertifikater får virksomheten en samlet og oppdatert oversikt over medarbeidernes sertifikater, godkjenninger og dokumenterte kompetanse.
Løsningen samler sertifikater fra kurs gjennomført i XtraMile, men gjør det også enkelt å registrere eksterne relevante sertifikater som ansatte måtte ha.
Administratorer og ledere kan følge status og gyldighet, dokumentere at kompetansekrav er oppfylt og sette opp automatisk oppfølging før sertifikater utløper.
Resultatet er bedre kontroll, mindre manuelt arbeid og et mer pålitelig grunnlag for rapportering og kompetansestyring.
Fordeler for leder og virksomhet
Rask oversikt over sertifikatstatus
XtraMile gir en samlet oversikt over sertifikatene i virksomheten. Du ser raskt hvilke sertifikater som er aktive, nær utløp, utløpt eller ikke oppnådd.
Oversikten kan filtreres etter sertifikat, kategori, sertifikatnivå, avdeling, gruppe eller enkeltmedarbeider. Det gjør det enklere å avdekke mangler, prioritere oppfølging og dokumentere at nødvendige kompetansekrav er oppfylt.
Administrer enkelt virksomhetens sertifikater
Administratorer bestemmer hvilke sertifikater som skal være tilgjengelige i virksomheten. Dere kan opprette egne sertifikater, bruke sertifikater fra et felles register og organisere dem i relevante kategorier.
Sertifikatene kan klassifiseres som lovpålagte, obligatoriske for virksomheten eller frivillige. Dere kan også angi krav til gyldighet og godkjenning.
En felles og strukturert sertifikatoversikt gir mer konsistente data og reduserer risikoen for duplikater og feilregistreringer.
Rediger og kvalitetssikre virksomhetens sertifikater
Administratorer kan åpne og redigere informasjonen for hvert enkelt sertifikat. Dette omfatter blant annet navn, kategori, utsteder, sertifikatnivå, oppnåelsesdato, utløpsdato og tilhørende dokumentasjon.
Det sikrer bedre datakvalitet og gjør det enklere å holde sertifikatinformasjonen korrekt og oppdatert.
Behandle sertifikater som venter på godkjenning
Virksomheten bestemmer selv hvilke sertifikater som krever godkjenning, og hvem som skal behandle dem. Godkjenningen kan utføres av medarbeideren selv, en leder, en administrator eller en bestemt person i organisasjonen.
Administratorer får en samlet oversikt over ventende forespørsler og kan kontrollere informasjon og dokumentasjon før sertifikatet godkjennes eller avvises.
Dette gir en tydelig og effektiv godkjenningsprosess med mindre behov for manuell oppfølging.
Automatisk oppfølging - Redusert tidsbruk og økt kvalitet
XtraMile vil automatisk kunne varsler ansatte når et sertifikat nærmer seg utløp. Varslene kan tilpasses og inneholde informasjon om hvordan sertifikatet skal fornyes.
Automatisk oppfølging reduserer administrasjonen og risikoen for at viktige sertifikater utløper uten at virksomheten oppdager det.
Koble sertifikater til kurs og kompetansekrav
Sertifikater kan knyttes til kurs og kompetansekrav i XtraMile.
Har en medarbeider allerede gjennomført tilsvarende opplæring hos en annen leverandør, kan et eksternt sertifikat brukes som dokumentasjon. Medarbeideren slipper dermed å gjennomføre den samme opplæringen på nytt.
Virksomheten får en mer helhetlig oversikt over gjennomført opplæring og dokumentert kompetanse, uavhengig av hvor opplæringen er gjennomført.
Fordeler for ansatte
Legg enkelt til eksterne sertifikater
Medarbeidere kan selv registrere og laste opp eksterne sertifikater fra mobil eller PC. Løsningen støtter blant annet PDF-filer og bilder.
XtraMile foreslår automatisk informasjon fra dokumentet, som sertifikatnavn, utsteder, oppnåelsesdato og utløpsdato. Medarbeideren kontrollerer opplysningene før sertifikatet sendes inn.
Dette gjør registreringen raskere, reduserer feil og sparer tid for både medarbeideren og administrasjonen.
Alltid full oversikt over egne sertifikater
Under «Mine sertifikater» får medarbeideren en samlet oversikt over sertifikater fra kurs i XtraMile og eksterne opplæringsleverandører.
Her vises status, oppnåelsesdato, utløpsdato og tilhørende dokumentasjon. Medarbeideren får dermed bedre kontroll over egen dokumentert kompetanse og ser hvilke sertifikater som snart må fornyes.
Følg status på innsendte sertifikater
Når et sertifikat krever godkjenning, kan medarbeideren se at det venter på behandling. Statusen oppdateres når sertifikatet er godkjent eller avvist.
Det gir en mer oversiktlig prosess og reduserer behovet for å kontakte leder eller administrator for å få en oppdatering.