XtraMile har lansert en enklere løsning for håndtering av sertifikater
XtraMile har fått en forbedret løsning for sertifikater. Den gjør det enklere å samle dokumentert kompetanse fra ulike kilder, følge sertifikatenes status og redusere manuelt arbeid for både medarbeidere og administratorer.
En av de viktigste endringene er at ansatte nå kan registrere og laste opp egne sertifikater fra andre systemer og opplæringsleverandører. Samtidig er det blitt enklere å knytte kurs til relevante sertifikater og få en samlet oversikt over dokumentert kompetanse i virksomheten.
Lar ansatte laste opp egne sertifikater
Ansattes sertifikater kommer ofte fra mange forskjellige kilder. Det kan være dokumentasjon fra myndigheter, bransjeorganisasjoner, tidligere arbeidsgivere eller eksterne opplæringsleverandører.
Tidligere måtte slik dokumentasjon gjerne sendes manuelt til en leder eller administrator. Det skapte ekstra arbeid og gjorde det vanskeligere å holde informasjonen samlet og oppdatert.
Nå kan medarbeiderne selv laste opp sertifikater fra mobil eller PC, blant annet som PDF- eller bildefiler. XtraMile foreslår informasjon fra dokumentet, som sertifikatnavn, utsteder, oppnåelsesdato og utløpsdato. Medarbeideren kontrollerer opplysningene før sertifikatet sendes inn.
Fordelene er blant annet:
- mindre manuelt arbeid for administratorer
- raskere og enklere registrering for medarbeiderne
- bedre kvalitet på sertifikatdataene
- én samlet oversikt over både interne og eksterne sertifikater
Bilde: Illustrasjon med "Drag and Drop" - for å laste opp egne sertifikater
Fleksibel godkjenning og kvalitetssikring
Virksomheten kan selv bestemme hvilke sertifikater som må godkjennes, og hvem som skal kontrollere dem.
Avhengig av behovet kan opplysningene bekreftes av medarbeideren selv, nærmeste leder eller en bestemt person i organisasjonen. Administratorer får oversikt over sertifikater som venter på behandling, og kan kontrollere dokumentasjonen før sertifikatet godkjennes eller avvises.
Dette gir en tydeligere prosess og reduserer behovet for oppfølging gjennom e-post, regneark og separate dokumentmapper.
Sertifikatstatus gir lynrask oversikt
Sertifikater har fått et eget menypunkt i XtraMile. Her får medarbeidere oversikt over egne sertifikater, mens administratorer og ledere kan følge sertifikat-statusen i virksomheten.
Oversikten viser blant annet hvilke sertifikater som er aktive, nær utløp, utløpt eller ikke oppnådd. Informasjonen kan filtreres etter blant annet sertifikat, kategori, avdeling, gruppe og enkeltmedarbeider.
Det gjør det enklere å oppdage mangler, prioritere oppfølging og dokumentere at nødvendige kompetansekrav er oppfylt.
Koble kurs til flere sertifikater
Et kurs kan nå knyttes til flere ulike sertifikater. Dette gjør det enklere å vise hvilken dokumentasjon eller kompetanse en gjennomføring gir, også når ett kurs dekker flere sertifikatkrav.
Sertifikater kan også knyttes til eksisterende kurs og kompetansekrav. Dersom en medarbeider allerede har gjennomført tilsvarende opplæring hos en annen leverandør, kan et eksternt sertifikat brukes som dokumentasjon. Medarbeideren slipper dermed å gjennomføre den samme opplæringen på nytt.
Virksomheten får samtidig en mer helhetlig oversikt over dokumentert kompetanse, uavhengig av hvor opplæringen er gjennomført.
Raskere og bedre oversikt – langt mindre administrasjon
Med den nye sertifikatløsningen blir det enklere å samle, kontrollere og følge opp dokumentert kompetanse i hele virksomheten.
Medarbeiderne får bedre oversikt over egne sertifikater og kan selv registrere ekstern dokumentasjon. Administratorer og ledere får samtidig et mer pålitelig grunnlag for oppfølging, rapportering og kompetansestyring – med langt mindre manuelt arbeid.