Hvem trenger hvilken kompetanse? Hvilke sertifikater mangler? Og hvor finnes det avvik som må følges opp? Med den nye kompetansematrisen i XtraMile får virksomheter en samlet og oppdatert oversikt over kompetansekrav og sertifikatstatus.
For mange virksomheter håndteres kompetansekrav fortsatt i Excel og separate systemer. Det gjør det tidkrevende å holde oversikten oppdatert og vanskelig å se om ansatte faktisk oppfyller kravene som gjelder for deres rolle.
Med Kompetansematrise i XtraMile kan virksomheten definere krav til ulike roller og grupper, og samtidig se status på om kravene er oppfylt. Resultatet er et levende arbeidsverktøy for kompetansestyring – ikke bare en statisk rapport.
Se krav og status i samme oversikt
Kompetansematrisen viser virksomhetens sertifikater opp mot egne definerte roller eller grupper, for eksempel elektriker, prosjektleder, utvikler eller andre roller som er relevante for organisasjonen.
For hvert sertifikat kan virksomheten angi om det er:
- lovpålagt
- obligatorisk i virksomheten
- frivillig
- ikke påkrevd
Samtidig viser tydelige statusindikatorer om medarbeiderne som omfattes av kravet har gyldig dokumentasjon.
Grønt betyr at kravene er oppfylt.
Gult viser at ett eller flere sertifikater snart utløper.
Rødt viser at sertifikater mangler eller har utløpt.
Dermed blir det enkelt å se hvor virksomheten er godt dekket – og hvor det kreves oppfølging.
Finn kompetansegap raskere
Når krav og faktisk sertifikatstatus vises samlet, blir det langt enklere å identifisere kompetansegap.
Kompetanseansvarlige kan gå fra overordnet status til detaljert informasjon om hvilke medarbeidere som mangler sertifikat, har utløpt dokumentasjon eller trenger fornyelse.
Det gjør det enklere å prioritere opplæring og sertifisering der behovet er størst, fremfor å bruke tid på manuell kontroll av enkeltpersoner og separate oversikter.
Samler interne og eksterne sertifikater
Ansattes kompetanse kommer ofte fra flere kilder. Noe dokumenteres gjennom kurs i XtraMile, mens andre sertifikater kan være utstedt av myndigheter, bransjeorganisasjoner eller eksterne opplæringsleverandører.
Kompetansematrisen er utviklet for å kunne vise interne og eksterne sertifikater i samme oversikt. Det gir virksomheten et mer komplett bilde av dokumentert kompetanse, uavhengig av hvor opplæringen er gjennomført.
Mindre administrasjon og bedre kontroll
For virksomheter med mange ansatte, roller og sertifikatkrav kan kompetansestyring raskt bli omfattende.
I stedet for å vedlikeholde store regneark kan virksomheten samle kravene i XtraMile og knytte dem til relevante roller og grupper. Det reduserer manuelt arbeid og gjør det enklere å holde oversikten oppdatert over tid.
Kompetansematrisen gir blant annet et bedre grunnlag for:
- dokumentasjon av kompetanse og sertifikater
- oppfølging av manglende eller utløpt kompetanse
- målrettet opplæring og kompetanseutvikling
- ressurs- og bemanningsplanlegging
- revisjoner og compliance
- å redusere risiko knyttet til kritisk kompetanse
En strukturert kompetanseoversikt kan derfor være både et operativt verktøy i hverdagen og et viktig beslutningsgrunnlag for virksomheten.
Et viktig steg videre innen kompetansestyring
Kompetansematrisen bygger videre på XtraMiles løsninger for opplæring, sertifikater og dokumentasjon.
Virksomheten kan dermed gå fra å bare ha oversikt over hvilke kurs ansatte har gjennomført, til også å få svar på:
Hvilken kompetanse krever vi? Hvem oppfyller kravene? Og hvor må vi sette inn tiltak?
Det gir bedre kontroll, mindre administrasjon og et langt bedre grunnlag for systematisk kompetansestyring.
Ta gjerne kontakt med oss dersom du ønsker en Demo av kompetansematrise.