Mange virksomheter må kunne dokumentere at ansatte har gjennomført riktig opplæring og har den kompetansen som kreves for rollen eller arbeidsoppgavene de utfører. Kravene kan komme fra virksomheten selv, fra kunder, myndigheter eller gjennom sertifisering og revisjon.
Utfordringen er ofte ikke bare selve opplæringen, men også ha løpende oversikt over hvem som skal kunne hva, hvem som oppfyller kravene, hvor det finnes avvik – og kunne dokumentere status raskt når det trengs.
Med XtraMile kan denne prosessen samles i én løsning: Se gapet. Lukk gapet. Dokumenter.
Utfordringen mange sliter med: Manglende oversikt over obligatorisk kompetanse
I mange virksomheter ligger informasjon om obligatorisk kompetanse spredt på flere steder. Noe finnes i Excel, noe i e-post eller lokale mapper, mens kurs, sertifikater og kompetansebevis kan være registrert i ulike systemer.
Når oversikten må vedlikeholdes manuelt, blir det både tidkrevende og vanskeligere å vite om informasjonen faktisk er oppdatert. Kompetansekrav kan bli oversett, sertifikater kan utløpe uten at noen reagerer, og mye tid går med til å samle dokumentasjon når den etterspørres.
Vanlige utfordringer virksomheter forteller om:
• Kompetanseoversikter i Excel eller flere separate systemer
• Manuell registrering av kurs, sertifikater og kompetansebevis
• Vanskelig å se hvem som mangler obligatorisk opplæring
• Manglende varsling når kompetanse eller sertifikater utløper
• Tidkrevende dokumentasjon ved revisjon, sertifisering eller tilsyn
Konsekvensen vil ofte være mye administrasjon, utdatert informasjon og ansatte som mangler nødvendig eller gyldig kompetanse. I verste fall kan manglende kontroll føre til avvik ved revisjon eller tilsyn, eller problemer med å dokumentere at virksomheten oppfyller kundekrav og sertifiseringskrav.
Kompetansekrav kan komme fra mange ulike kilder
For å kunne dokumentere status må virksomheten først være tydelig på hvilken obligatorisk kompetanse som faktisk kreves. Kravene vil gjerne variere mellom roller, stillinger og arbeidsoppgaver. Noen krav defineres internt, mens andre kommer fra kunder, myndigheter eller sertifiseringsordninger.
Typiske kilder til obligatoriske krav:
- Interne kompetansekrav
- Myndighetspålagte krav
- Kundekrav
- Rolle- og stillingskrav
- Sertifiseringskrav og krav til obligatorisk opplæring
Når kravene er definert, blir neste spørsmål enkelt: Hvem oppfyller kravene – og hvor finnes det eventuelle avvik?
XtraMile gjør prosessen enkel: Se gapet – Lukk gapet – Dokumenter
XtraMile kobler oversikt over obligatorisk kompetanse direkte til opplæring og dokumentasjon. Først får virksomheten oversikt over status og eventuelle avvik. Deretter kan manglende opplæring følges opp direkte i læringsplattformen. Når kravene er oppfylt, oppdateres oversikten og gir grunnlag for enkel dokumentasjon.
👉 1. Se gapet – få rask oversikt med kompetansematrisen
Det første steget er å få et samlet og oppdatert bilde av status på obligatorisk kompetanse.
Dokumentert kompetanse kommer ofte fra flere kilder. Noe kommer fra kurs som gjennomføres i XtraMile, mens andre sertifikater og kompetansebevis kan være utstedt av myndigheter, bransjeorganisasjoner eller eksterne opplæringsleverandører.
Kompetansematrisen til XtraMile samler denne informasjonen i én oversikt. Dermed kan virksomheten raskt se hvem som oppfyller kravene, hvem som mangler nødvendig opplæring og hvilke sertifikater eller krav som snart utløper.
Med kompetansematrisen kan du blant annet se:
• Hvem som oppfyller kravene til obligatorisk kompetanse
• Hvem som mangler nødvendig opplæring
• Hvilke sertifikater som er registrert
• Hvilke sertifikater eller krav som snart utløper
• Status på tvers av medarbeidere, roller og avdelinger
En tydelig fargekoding gjør statusen enkel å forstå: grønt viser at kravet er oppfylt, gult at noe snart utløper, mens rosa viser at kompetansen mangler eller er utløpt.
Kompetansematrisen blir dermed et praktisk kontrollverktøy for å identifisere avvik – ikke bare en statisk oversikt.
👉 2. Lukk gapet – Gi riktig opplæring til riktig person
Å identifisere et avvik er bare første del av jobben. Når XtraMile viser at en medarbeider mangler nødvendig opplæring, kan virksomheten også følge opp direkte i samme løsning.
Her ligger en viktig styrke i koblingen mellom kompetansematrisen og XtraMile som læringsplattform. I stedet for å eksportere lister og følge opp medarbeidere manuelt, kan nødvendig opplæring tildeles, gjennomføres og følges opp i LMS-et.
XtraMile kan blant annet brukes til automatisk tildeling av kurs, påminnelser til ansatte og lederoppfølging. Virksomheten kan også følge opp opplæring som må fornyes, og benytte ulike læringsformer som e-læring, webinar og klasseromsopplæring. Dermed går virksomheten fra å se et avvik til å lukke det med riktig opplæring.
Automatisk oppfølging reduserer manuelt arbeid
Informasjon om sertifikater og utløpsdatoer kan brukes til automatiseringer i XtraMile.
Hvis en ansatt for eksempel har et sertifikat eller et obligatorisk kurs med ett års gyldighet, kan virksomheten sette opp automatisk påmelding til ny opplæring før gyldigheten utløper. Påminnelser og oppfølging kan dermed starte mens kompetansen fortsatt er gyldig.
Det reduserer behovet for manuell kontroll og gjør det enklere å holde virksomheten innenfor definerte kompetansekrav over tid.
👉 3. Dokumenter – Vis raskt at kravene er oppfylt
Når opplæringen er gjennomført og avviket er lukket, må virksomheten kunne dokumentere at riktig kompetanse faktisk er på plass.
Fordi kompetansestatusen oppdateres løpende i XtraMile, blir det enklere å hente frem dokumentasjon når den trengs. Det gjelder både i den daglige kontrollen og når virksomheten møter krav fra kunder, revisorer, sertifiseringsorganer eller tilsyn.
Med XtraMile kan virksomheten blant annet:
• Dokumentere gjennomført obligatorisk opplæring
• Løpende Hente ut oppdaterte rapporter og kompetansestatus
• Vise status ved revisjon eller sertifisering
• Svare raskt ved internt eller eksternt tilsyn
Det betyr mindre tid brukt på å samle dokumentasjon i etterkant – og større trygghet for at oversikten er oppdatert når noen ber om den.
XtraMile samler oversikt, opplæring og dokumentasjon i én løsning
Den største gevinsten oppstår når oversikt over obligatorisk kompetanse, oppfølging av avvik og dokumentasjon ikke håndteres som separate prosesser. Et kompetanseregister kan gi en oversikt over registrert kompetanse. Et tradisjonelt LMS kan sørge for at ansatte gjennomfører kurs. Andre verktøy kan brukes til å produsere læringsinnhold.
XtraMile kobler disse delene sammen.
Kompetansematrisen viser hvor det finnes avvik. Læringsplattformen brukes til å lukke dem. Når opplæringen er gjennomført, oppdateres statusen og kan dokumenteres raskt.
For virksomheten betyr det blant annet én samlet oversikt, mindre manuelt arbeid, bedre kontroll på utløpsdatoer og raskere dokumentasjon ved revisjon, sertifisering eller tilsyn.
Ta kontakt i dag - Og få Få full kontroll på obligatorisk kompetanse i din virksomhet
Med XtraMile kan virksomheten samle kompetanseoversikt, opplæring og dokumentasjon i én løsning – og redusere behovet for manuelle oversikter og oppfølging.
Vil du se hvordan XtraMile kan gjøre det enklere å kartlegge, følge opp og dokumentere obligatorisk kompetanse? Se løsningen eller bestill en demo.