Kompetansematrisen i XtraMile bygger på registrerte sertifikater og kravene som er satt for de ulike rollene. Vi begynner derfor med sertifikatene som er registrert på brukerne, og hvordan eksterne sertifikater legges inn i XtraMile. Deretter viser vi hvordan sertifikatene knyttes til roller i matrisen, og hvordan du ser om medarbeiderne oppfyller kravene.
Sertifikatoversikten
Sertifikatoversikten viser hvilke sertifikater medarbeiderne har, og om de er gyldige, nær utløp, utløpt eller aldri oppnådd. Her følger du dokumentasjonen på den enkelte bruker. Hvilke roller som krever sertifikatene, og om kravene til rollene er oppfylt, vises i kompetansematrisen.
Oversikten kan filtreres på blant annet sertifikat, avdeling, brukergruppe og medarbeider. Du kan også skille mellom kursbaserte og eksterne sertifikater, og mellom nivåene lovpålagt, obligatorisk i selskapet og frivillig. Det gjør det lettere å finne relevant dokumentasjon og avgrense hvem du skal følge opp.
Kursbaserte sertifikater registreres når vilkårene for å oppnå dem er oppfylt. Det kan for eksempel være at medarbeideren har fullført et e-læringskurs og besvart tilstrekkelig mange spørsmål riktig. Å åpne eller gå gjennom et kurs er ikke nok dersom kursets beståttkrav ikke er oppfylt.
I sertifikatinnstillingene angir du hvor lenge sertifikatet er gyldig, og hvor lang tid før utløp det skal få status som nesten utløpt. Denne tidsgrensen gjør det mulig å se behovet for fornyelse før sertifikatet faktisk utløper.
Eksterne sertifikater
Medarbeidere kan laste opp egne eksterne sertifikater, for eksempel førerkort og kursbevis fra andre opplæringsleverandører. Dokumentasjonen kan lastes opp som bilde eller PDF fra PC eller mobil. Administrator kan også registrere dokumentasjon på vegne av en medarbeider.
Når godkjenningskravet er aktivert, må en administrator kontrollere dokumentasjonen og godkjenne sertifikatet før det registreres som gyldig. Kontrollen omfatter blant annet hvem dokumentasjonen tilhører, hvilket sertifikat den gjelder og opplysningene om gyldighet. Frem til godkjenning venter registreringen på behandling. Kravet om administratorgodkjenning kan slås av.
Sertifikater fra XtraMile og eksterne leverandører kan dermed inngå i samme oversikt og brukes som grunnlag i kompetansematrisen.
Hva kompetansematrisen løser
Kompetansematrisen samler virksomhetens kompetansekrav og medarbeidernes sertifikatstatus i én visning. Den viser hvilke sertifikater de ulike rollene krever, og om medarbeiderne som omfattes av rollene, har gyldig dokumentasjon. Sertifikatene vises nedover og rollene bortover.
Når krav og status vises sammen, blir det enklere å finne mangler og prioritere opplæring eller fornyelse. Det reduserer behovet for å sammenligne separate lister over krav og sertifikater. Oversikten kan brukes i den daglige oppfølgingen og som dokumentasjon ved for eksempel internrevisjon. 
Matrisen gir også et grunnlag for å planlegge kompetansetiltak og bemanning. Dere kan se hvor dokumentasjonen er på plass, og hvor det er behov for tiltak før en medarbeider kan oppfylle de registrerte kravene til en rolle.
Roller og brukergrupper
Rollene i matrisen knyttes til brukergrupper. Rollen Produksjon kan for eksempel knyttes til gruppen med produksjonsmedarbeidere. Gruppene bestemmer hvilke personer som omfattes av kravene til rollen.
Medarbeidere legges ikke inn enkeltvis i en rolle direkte i matrisen. Tilhørigheten styres gjennom medlemskapet i de tilknyttede brukergruppene. Når gruppenes medlemskap endres, oppdateres også hvem som omfattes av rollen. En ny medarbeider i gruppen blir dermed inkludert i den samme oversikten over krav og status.
Hvis medarbeidere i samme avdeling har forskjellige kompetansekrav, må forskjellene gjenspeiles i gruppene og rollene. En egen rolle for en mer spesialisert arbeidsfunksjon gjør det mulig å følge opp kravene som gjelder nettopp disse medarbeiderne.
Slik defineres kravene
Ved opprettelse får matrisen et navn, og du velger sertifikatene som skal inngå. Deretter opprettes rollene og kobles til relevante brukergrupper. For hver rolle velger virksomheten hvilke sertifikater som gjelder, og angir kravnivået.
Et sertifikat kan være lovpålagt, obligatorisk i selskapet, frivillig eller ikke påkrevd for rollen. Virksomheten må derfor ta stilling til både hvilke sertifikater som er relevante, og hvordan de skal klassifiseres. Sertifikatene og klassifiseringen må kontrolleres for hver rolle.
Et praktisk utgangspunkt er å begynne med en tydelig avgrenset rolle og de sertifikatene som gjelder for denne. Ved å åpne detaljene kan dere kontrollere at de riktige medarbeiderne vises, og at statusen stemmer med dokumentasjonen som er registrert.
Status og oppfølging
Trafikklys gir et raskt overblikk over oppfyllelsen av kravene. Grønt betyr at kravene er oppfylt. Gult viser at ett eller flere sertifikater snart utløper. Rødt viser at én eller flere medarbeidere i rollens grupper mangler et påkrevd sertifikat eller har et utløpt sertifikat.Matrisen kan filtreres på blant annet avdeling, rolle og sertifikat, og du kan søke etter enkeltmedarbeidere. Filtrene gjør det mulig å konsentrere oppfølgingen om en bestemt del av virksomheten eller en bestemt type dokumentasjon. 
Ved å klikke på et sertifikatkrav for en bestemt rolle åpnes en liste over alle medarbeiderne som omfattes av kravet. Her ser du sertifikatstatusen til hver enkelt og hvem som eventuelt trenger oppfølging. Det gjør det mulig å gå fra en samlet status til de konkrete personene som mangler dokumentasjon eller trenger fornyelse. 
Automatisk oppfølging
Sertifikatinformasjonen kan brukes til automatiseringer i XtraMile. For et årlig kurs kan dere for eksempel sette opp automatisk påmelding to uker før sertifikatet utløper. På den måten kan fornyelsen starte mens sertifikatet fortsatt er gyldig.
Varsler og kurspåmeldinger settes opp under Automatiseringer. Opprettelse av en matrise gir oversikten over krav og status; ønsket oppfølging må settes opp i tillegg. Gyldighet og utløpsdatoer må være riktige for at oppfølging basert på utløp skal ha riktig utgangspunkt.
Forutsetninger for en riktig oversikt
Matrisen viser dokumentert kompetanse mot kravene virksomheten har registrert. En grønn status betyr derfor at disse kravene er oppfylt. Virksomheten må selv definere og vedlikeholde kravene, oppdatere brukergruppene og sørge for at sertifikatinformasjonen er korrekt.
Et manglende sertifikat kan skyldes at opplæringen ikke er gjennomført, men også at dokumentasjonen ennå ikke er registrert eller godkjent. Dette bør avklares før videre tiltak bestemmes. Matrisen gir oversikt over sertifikater og gyldighet, mens praktiske ferdigheter og erfaring må vurderes gjennom annen oppfølging.
