For mange virksomheter starter onboarding først den dagen en ny medarbeider møter opp på jobb. Men medarbeiderreisen starter egentlig tidligere – allerede når arbeidsavtalen er signert.
Perioden mellom signert kontrakt og første arbeidsdag kalles preboarding. Brukt riktig kan denne fasen bidra til en tryggere, mer forutsigbar og mer profesjonell oppstart.
God preboarding trenger ikke være komplisert. Ofte handler det om enkle grep: tydelig informasjon, god struktur, praktisk forberedelse og en følelse av å være ventet.
Hva er preboarding?
Preboarding er fasen fra en ny medarbeider har signert arbeidsavtalen, til personen har sin første arbeidsdag.
I denne perioden kan virksomheten gi nyttig informasjon, svare på vanlige spørsmål og bygge en tidlig relasjon. Det kan handle om praktiske detaljer, introduksjon til selskapet, verdier, arbeidshverdag, HMS, utstyr, kontaktpersoner og plan for første uke.
Preboarding er ikke det samme som onboarding. Onboarding starter vanligvis på første arbeidsdag og kan vare i flere uker eller måneder. Preboarding handler om forberedelsene før oppstart.
Målet er enkelt: Den nye medarbeideren skal møte opp første dag med lavere skuldre, bedre oversikt og en tydeligere forståelse av hva som venter.
Hvorfor er preboarding viktig?
Tiden mellom signering og oppstart kan være en sårbar fase. Kandidaten har sagt ja til jobben, men kan fortsatt ha spørsmål, usikkerhet eller praktiske ting som ikke er avklart.
Hvis det blir stille i denne perioden, kan entusiasmen falle. Hvis virksomheten derimot følger opp med relevant og nyttig informasjon, kan det styrke inntrykket av arbeidsgiveren og gjøre overgangen inn i ny jobb enklere.
God preboarding kan bidra til:
- tryggere oppstart for nye medarbeidere
- tydeligere forventninger før første arbeidsdag
- mindre manuelt arbeid for HR og ledere
- bedre struktur i informasjonen som gis
- sterkere tilhørighet til selskapet fra start
- en mer effektiv onboarding etter oppstart
Preboarding handler derfor ikke bare om å sende ut informasjon. Det handler om å skape en god start før starten.
5 tips for smart preboarding
1. Start tidlig
Preboarding bør starte så snart arbeidsavtalen er signert. Det første kontaktpunktet trenger ikke være langt eller avansert. En enkel velkomstmelding kan være nok til å vise at prosessen er i gang, og at den nye medarbeideren er ventet.
Fortell gjerne:
- at dere gleder dere til oppstart
- hvem som er kontaktperson
- hva som skjer videre
- når den ansatte får mer informasjon
- hva som eventuelt må gjøres før første arbeidsdag
Et godt prinsipp er å ikke la den nye medarbeideren lure på “hva skjer nå?”. Når kommunikasjonen er tydelig, blir opplevelsen mer profesjonell og mindre usikker.
2. Gjør forventningene tydelige
Mye informasjon blir ofte gitt muntlig i intervjuer, telefonsamtaler eller e-poster. Men det betyr ikke nødvendigvis at alt blir husket.
Derfor bør preboarding brukes til å gjenta og tydeliggjøre det viktigste. Hva slags arbeidshverdag møter den nye medarbeideren? Hva forventes i rollen? Hvilke rutiner, rammer og praktiske forhold bør personen kjenne til før oppstart?
Dette kan være informasjon om arbeidstid, oppmøtested, arbeidsklær, utstyr, fravær, HMS, rolleforventninger og plan for første dag.
Når forventningene er tydelige før første arbeidsdag, blir det lettere for medarbeideren å møte forberedt. Det gjør også oppfølgingen enklere for ledere.
Kundeperspektiv:
«Hvis det er uklart hva forventningene egentlig er, blir det vanskelig å etterleve dem også.» — Julie Vines, HR-sjef i Inselo Logistikk
3. Hold det kort og relevant
Preboarding skal ikke være en informasjonsdump. Den nye medarbeideren trenger ikke alt før første arbeidsdag. Det viktigste er å få riktig informasjon, i riktig mengde, til riktig tid.
Lange dokumenter, tunge personalhåndbøker og mange e-poster kan gjøre opplevelsen uoversiktlig. Derfor bør preboarding bygges opp som korte og tydelige moduler.
Et enkelt preboarding-løp kan for eksempel inneholde:
- Velkommen til selskapet
- Slik blir din første arbeidsdag
- Praktisk informasjon før oppstart
- Viktige rutiner og forventninger
- Kort introduksjon til HMS
- Møt leder, team eller kontaktpersoner
Tenk “det viktigste først”. Resten kan komme i onboardingen.
Dette er særlig viktig i virksomheter der mange ansatte ikke sitter foran en PC hele dagen. Da må innholdet være lett tilgjengelig, enkelt å forstå og raskt å gjennomføre.
4. Bygg tilhørighet før første dag
En god oppstart handler ikke bare om praktisk informasjon. Det handler også om å føle seg velkommen.
Preboarding kan brukes til å gi den nye medarbeideren et første møte med kulturen, verdiene og menneskene i organisasjonen. Det kan være en kort velkomstvideo, presentasjon av nærmeste leder, introduksjon til teamet eller små personlige detaljer som gjør det lettere å ta kontakt.
Målet er ikke at den ansatte skal kjenne alle før første dag. Målet er å senke terskelen.
Gode tiltak kan være:
- kort presentasjon av leder og team
- informasjon om hvem man kan kontakte
- introduksjon til selskapets verdier
- en enkel oversikt over avdelinger og roller
- buddy eller fadder før oppstart
Når nye medarbeidere vet hvem de skal møte, og hvem de kan spørre, blir den første dagen mindre ukjent.
5. Sett preboarding i system
Mange virksomheter har allerede mye av innholdet de trenger. Utfordringen er ofte at informasjonen ligger spredt i e-poster, dokumenter, presentasjoner, muntlige beskjeder og personalhåndbøker.
Da blir opplevelsen lett ulik fra person til person.
Ved å samle preboarding i en digital løsning blir det enklere å gi alle nye medarbeidere samme gode start. HR og ledere får bedre oversikt, og den ansatte får én tydelig plass å finne informasjonen.
En digital preboarding-løsning gjør det enklere å:
- samle viktig informasjon på ett sted
- gi en mer profesjonell opplevelse
- følge opp hvem som har gjennomført
- tilpasse innhold til rolle eller avdeling
- bruke tekst, bilder, video og korte moduler
- redusere manuelt arbeid for HR og ledere
Dette gir mer struktur, bedre kvalitet og mindre avhengighet av enkeltpersoner.
Kundeperspektiv:
«Det ser bra ut. Det ser profesjonelt ut. Det er ganske gammeldags å få en PDF-fil og bare beskjed om å lese gjennom. Med XtraMile blir det mer aktivitet og et generelt bedre inntrykk av bedriften.»
— Julie Vines, HR-sjef i Inselo Logistikk
Hva bør en enkel preboarding inneholde?
En god preboarding trenger ikke være lang. Start med det viktigste, og bygg heller videre etter hvert.
En enkel sjekkliste kan være:
- velkomstmelding
- kontaktperson før oppstart
- praktisk informasjon om første dag
- plan for første uke
- kort introduksjon til selskapet
- forventninger til rolle og arbeidshverdag
- informasjon om utstyr, klær, systemer og tilganger
- HMS og viktige rutiner
- presentasjon av leder eller team
- eventuell digital opplæring før oppstart
Det viktigste er at innholdet er lett å forstå, lett å finne og relevant for den nye medarbeideren.
Preboarding gir en bedre start
Preboarding handler om å bruke tiden før første arbeidsdag på en smart måte.
Når nye medarbeidere får tydelig informasjon, praktisk oversikt og en følelse av å være ventet, blir overgangen inn i ny jobb enklere. Det gir en tryggere start for medarbeideren, bedre struktur for HR og ledere, og et mer profesjonelt førsteinntrykk av virksomheten.
God preboarding trenger ikke være komplisert. Men den bør være gjennomtenkt.
Med XtraMile kan virksomheter lage digitale preboarding-løp som samler informasjon, forventninger og introduksjon på ett sted. Det gjør det enklere å gi nye medarbeidere en god start – allerede før første arbeidsdag.
Vil du se hvordan dette kan gjøres i praksis?
Les her om hvordan Inselo løste preboarding med XtraMile, og hvordan de bruker digital preboarding for å gi nye medarbeidere en tryggere, tydeligere og mer profesjonell start.