Les hvordan Inselo bruker preboarding for å gi nye medarbeidere en bedre start
For mange virksomheter starter onboarding først den dagen en ny medarbeider møter opp på jobb. Hos Inselo starter arbeidet tidligere.
Inselo er en tjenesteleverandør og teknologisk plattform innen kundeservice, installasjon og logistikk. Selskapet har flere fagmiljøer og lokasjoner, og jobber blant annet med logistikk, installasjonstjenester, kundeservice og IT-utvikling. I en virksomhet med ulike roller, avdelinger og arbeidshverdager blir det ekstra viktig at nye medarbeidere får en tydelig og trygg start.
Med XtraMile har Inselo satt preboarding i system, slik at nye medarbeidere får relevant informasjon, tydelige forventninger og en sterkere følelse av tilhørighet allerede før første arbeidsdag.
XtraMile tok en prat med HR-sjef Julie Vines, som forteller hvordan Inselo jobber strategisk med preboarding for å gi nye medarbeidere en tryggere og mer profesjonell start.
Bilde: HR-sjef Julie Vines, Inselo.
For Julie handler god preboarding om å gjøre enkle, konkrete grep som skaper stor verdi for både medarbeideren og selskapet.
– Det gir meg så mye å kunne gjøre noe som egentlig er veldig enkelt, men som gir veldig gode resultater. sier Julie Vines, HR-sjef i Inselo Logistikk.
Faktaboks
|
Hva er preboarding?
Preboarding er perioden fra en ny medarbeider har signert arbeidsavtalen, til personen har sin første arbeidsdag. I denne fasen kan virksomheten bygge relasjon, skape trygghet og gi nyttig informasjon før oppstart.
God preboarding handler ikke om å overlesse den ansatte med detaljer. Det handler om å gi riktig informasjon tidlig nok, i et format som er enkelt å forstå og lett å gjennomføre.
Bygger relasjon før første dag. Reduserer turnover.
For Julie Vines og Inselo handler preboarding om mer enn praktisk informasjon. Det handler om å skape kontakt og tilhørighet i perioden mellom signert kontrakt og første arbeidsdag.
Dette er en fase hvor mange virksomheter fortsatt har et uutnyttet potensial. Den nye medarbeideren har valgt arbeidsgiver, men relasjonen er fortsatt ny. Da kan god oppfølging bidra til å bekrefte valget og styrke motivasjonen før oppstart.
– Når man er jobbsøker, er man gjerne i mange forskjellige prosesser. Du stopper ikke nødvendigvis å kikke selv om du har landet noe. Hvis du begynner med en gang man har signert, og jobber med relasjonen, tilknytningen og tilhørigheten, så reduserer du risikoen for at noen stikker av gårde før de egentlig har begynt, sier Vines.
For Inselo handler dette også om førsteinntrykket av selskapet. Når medarbeideren får en profesjonell og gjennomtenkt introduksjon tidlig, blir starten mer positiv og forutsigbar.
Gjør forventningene tydelige fra start
En sentral del av Inselo sin preboarding handler om forventningsavklaring. I stedet for at viktig informasjon blir gitt muntlig, i intervjuer eller spredt i ulike kanaler, samles den nå i et strukturert digitalt løp.
Her får nye medarbeidere blant annet informasjon om arbeidstid, pauser, fravær, produksjonsmål, arbeidsklær, arbeidsutstyr og praktiske rutiner. Det gjør det enklere å forstå hva som forventes, og enklere for ledere å følge opp på en god måte.
Julie Vines peker på at informasjon som gis i et intervju, ofte kan bli glemt. Kandidaten kan være nervøs, det kan gå tid før oppstart, og mye annen informasjon skal prosesseres. Når forventningene gjentas i et digitalt format før første arbeidsdag, blir de tydeligere og lettere å forholde seg til.
– Hvis det er uklart hva forventningene egentlig er, blir det vanskelig å etterleve dem også, sier Vines.
For Inselo bidrar dette til en mer forutsigbar start, både for medarbeideren og for lederne som skal ta imot og følge opp.
Nye ansatte kommer tettere på selskapets verdier
Inselo valgte å starte preboardingen med selskapets verdikode, MAGI. For Julie Vines var det viktig at verdiene ikke bare skulle ligge på nettsiden eller i en presentasjon, men faktisk bli en del av den ansattes første møte med selskapet.
I preboardingen får medarbeiderne en introduksjon til hvem Inselo er, hvordan konsernet er bygget opp, hvilke avdelinger som finnes, og hvordan verdiene kan brukes i arbeidshverdagen.
– Jeg begynte med verdikoden, slik at alle faktisk har vært gjennom den. Så prøvde jeg å få dem til å reflektere litt over hvordan de kan bruke MAGI i sin hverdag, sier Vines.
For en organisasjon med flere forretningsområder og lokasjoner gir dette en viktig felles forståelse. Nye medarbeidere får ikke bare vite hva de skal gjøre, men også hvem de blir en del av.
Senker terskelen for å bli kjent med andre
En god start handler også om mennesker. Derfor har Inselo jobbet med å gjøre kollegaer og kontaktpersoner mer synlige for nye ansatte. Blant annet brukes presentasjoner av ledere og medarbeidere, med praktisk kontaktinformasjon og små personlige detaljer.
Målet er å gjøre det lettere å orientere seg i organisasjonen og enklere å ta kontakt med andre.
– En ny ansatt skal kunne finne noen og tenke: «Han liker fotball, det gjør jeg også. Kanskje vi kan snakkes litt i pausen?» Terskelen blir litt lavere for å snakke med folk, sier Vines.
Dette er et enkelt grep med stor praktisk verdi. For den nye medarbeideren kan det redusere usikkerhet. For virksomheten kan det bidra til raskere integrering og bedre sosial tilhørighet.
Får relevant informasjon – i et langt mer engasjerende format
Inselo har valgt å holde preboardingen kort, tydelig og praktisk. Innholdet er delt inn i fire hovedleksjoner: Hvem er Inselo, din arbeidsdag, HMS og praktisk informasjon.
Det gir de ansatte en enkel innføring i kultur, forventninger, sikkerhet og praktiske forhold før oppstart. Samtidig er omfanget begrenset nok til at medarbeiderne faktisk kommer gjennom innholdet.
For mange virksomheter ligger viktig informasjon fortsatt i en personalhåndbok, ofte som et langt dokument eller en PDF som få leser fra start til slutt. Utfordringen er ikke nødvendigvis at informasjonen mangler, men at den ikke er presentert på en måte som gjør den lett å finne, forstå og bruke i praksis.
Med XtraMile kan Inselo heller løfte frem det viktigste i et mer tilgjengelig format. Det gjør preboardingen mer relevant for medarbeideren, samtidig som HR og ledere får en mer strukturert måte å formidle forventninger og praktisk informasjon på.
– Mange ønsker kanskje ikke å lese lange dokumenter. Derfor har vi prøvd å holde informasjonen kort og presis, slik at de klarer å få med seg det som står der, sier Vines.
Dette er særlig viktig i en arbeidshverdag der mange ansatte ikke nødvendigvis sitter foran en PC hele dagen. Informasjonen må være lett tilgjengelig, enkel å forstå og rask å gjennomføre.
Skaper et mer profesjonelt inntrykk av selskapet
Tidligere ble mye av denne typen informasjon i selskapet ofte gitt muntlig, via e-post eller i dokumenter. Det kan fungere i små skalaer, men blir raskt sårbart når flere ledere er involvert, når virksomheten vokser, eller når HR skal følge opp hvem som faktisk har mottatt og gjennomført informasjonen.
Med XtraMile får Inselo en mer moderne og profesjonell måte å presentere innholdet på. Det gir også nye medarbeidere et tydelig signal om at selskapet tar oppstarten deres på alvor.
– Det ser bra ut. Det ser profesjonelt ut. Det er ganske gammeldags å få en PDF-fil og bare beskjed om å lese gjennom. Med XtraMile blir det mer aktivitet, litt bilder og et bedre inntrykk av bedriften, sier Vines.
For HR gir løsningen også bedre oversikt. Når preboarding gjøres manuelt via e-post, blir oppfølgingen ofte avhengig av personen som sender ut informasjonen. I en digital læringsplattform blir gjennomføring og rapportering mer tilgjengelig og strukturert.
Gir bedre oppfølging og mindre frustrasjon
Selv om Inselo sin preboarding fortsatt er relativt ny, er forventningene tydelige. Julie Vines håper at bedre informasjon før oppstart skal gi både ledere og medarbeidere en smidigere arbeidshverdag.
Når nye ansatte vet mer om hva som forventes, blir det enklere å lykkes. Samtidig får lederne et bedre utgangspunkt for oppfølging, fordi informasjonen er gitt på en tydelig og felles måte.
– Jeg håper det blir mindre frustrasjon hos lederne, og at medarbeiderne klarer å møte forventningene, sier Vines.
For Inselo handler preboarding derfor ikke bare om å informere. Det handler om å skape trygghet, bygge tilhørighet og gjøre overgangen inn i ny jobb enklere for alle parter.
Får veldig gode tilbakemeldinger
Før preboardingen ble sendt ut bredt, ble innholdet gått gjennom med flere sentrale grupper i organisasjonen. Det ga Inselo mulighet til å kvalitetssikre innholdet og sikre at både ledelse, verneombud og tillitsvalgte kjente seg igjen i budskapet.
Tilbakemeldingene har vært positive.
– Jeg har fått mye gode tilbakemeldinger. Alle som har sett det, har vært veldig fornøyde. Preboardingen er gått gjennom av både ledelsen, verneombud, tillitsvalgte og medarbeiderne. Det har gått veldig bra, sier Vines.
For Inselo bekrefter responsen at preboarding ikke trenger å være omfattende for å skape verdi. Når riktig informasjon presenteres på en enkel og profesjonell måte, blir det lettere for nye medarbeidere å få en god start – og lettere for organisasjonen å ta dem godt imot.
Om Inselo
Inselo er en tjenesteleverandør og teknologisk plattform som leverer tjenester innen kundeservice, installasjon og logistikk. Selskapet hjelper virksomheter med å skape effektive leveranser, gode kundeopplevelser og praktisk oppfølging gjennom hele kundereisen.
Inselo har virksomhet i Norge og Sverige, med hovedkontor på Berger utenfor Oslo. Konsernet består av flere fagmiljøer, blant annet logistikk, installasjon, kundeservice og IT-utvikling.
