"Vi har ikke tid til å lage et obligatorisk e-læringskurs."
Det er noe vi hører fra kundene våre hele tiden.
Når to-do-lista allerede er altfor lang, kan det føles helt umulig å finne tid til å komme på ideer, sette opp leksjoner og lage et kurs.
Men her er den gode nyheten: Du trenger ikke gjøre alt selv.
Med denne 5-trinns guiden går du fra kaotiske ideer til et ferdig, profesjonelt kurs som oppfyller målene dine – på kort tid.
Før vi setter i gang, har du to valg med XtraMile:
- Bruk det du allerede har. Har bedriften din dokumentasjon liggende? XtraMile sin AI kan forvandle det til et ferdig kurs på noen få minutter.
- Lag nytt kurs selv. Har du ingenting å jobbe med? Ikke noe problem – denne guiden viser deg steg for steg hvordan du lager og deler et effektivt kurs fra bunnen av.
Slik lager du et kurs fra bunnen av – steg for steg
Start med en plan
Du har sikkert hørt uttrykket: «Hvis du ikke planlegger, planlegger du å mislykkes.»
Dette gjelder spesielt for obligatorisk opplæring. Kurs som compliance-trening eller onboarding handler ikke bare om å krysse av på en liste – de er avgjørende for at bedriften din skal fungere og for at de ansatte skal være oppdaterte.
Uten en god plan kan det fort gå skeis:
- De ansatte synes kurset er uinteressant eller forvirrende
- Viktige kunnskapshull blir ikke tatt tak i
- Teamet bruker unødvendig tid på å rydde opp i ting som kunne vært unngått
Men slapp av – å planlegge trenger ikke ta hele dagen.
Med klare mål og en enkel struktur er du godt på vei til å lage et vellykket kurs.
Steg 1: Finn ut hva kurset skal handle om
Første steg er å bestemme temaet for kurset.
Det høres kanskje enkelt ut, men dette er ofte stedet hvor mange stopper opp. Obligatorisk opplæring kan dekke mange forskjellige områder, og hvert område kan ha flere undertemaer. Det er lett å føle seg overveldet.
Still deg selv disse spørsmålene for å få en retning:
- Hvilken opplæring må vi ha for å oppfylle lovkrav eller regler?
- Hvor er det kunnskapsgap som hindrer ansatte i å gjøre en god jobb?
- Hva er det de ansatte ofte spør om eller synes er vanskelig?
Plukk ett tema å starte med. Det gjør det mye enklere å komme i gang.
Steg 2: Definer målet
Et godt e-læringskurs har alltid et tydelig mål.
Når du har valgt temaet, spør deg selv: Hva er den ENE tingen de ansatte må huske etter å ha tatt kurset?
Å ha et klart mål gjør alt annet lettere. Det hjelper deg å holde kurset fokusert og gjør det enkelt for de ansatte å skjønne hva som forventes av dem.
Eksempler på tydelige mål:
- For onboarding: «Forstå hva som er selskapets verdier og regler.»
- For HMS: «Lære hvordan vi jobber sikkert på arbeidsplassen.»
- For bærekraft: «Forstå selskapets bærekraftsmål og hva jeg kan gjøre for å bidra.»
Noen ganger er det vanskelig å lande på hovedmålet fordi du vil ha med "alt mulig". Da kan et verktøy som ChatGPT være til hjelp.
For eksempel:
Og hva blir resultatet?
ChatGPT fyller ut malen for deg, helt enkelt:
Velg ett mål. Spar resten til senere kurs.
Bruk denne enkle prompten for å finne målet for kurset:
Jeg vil lage et e-læringskurs om {Tema}. Målgruppen min er {Målgruppe}. Gi meg {Antall} mål for dette kurset.
Slik gjør du det:
- Kopier prompten og lim den inn i ChatGPT eller et annet AI-verktøy du bruker.
- Fyll inn temaet ditt fra steg 1 i {Tema}-feltet.
- La AI-en komme med forslag til konkrete mål.
I vårt eksempel velger vi å fokusere på: Risikohåndtering
Så er det bare å legge inn tittelen og kursbeskrivelsen i XtraMile for å komme i gang med kurset!
Steg 3: Del opp målet i leksjoner
Når du vet hva de ansatte skal lære, er neste steg å dele det opp i mindre, konkrete leksjoner.
Tenk på leksjonene som byggeklosser som hjelper de ansatte å nå målet steg for steg.
Usikker på hva du skal ta med? Spør ChatGPT om hjelp.
For eksempel:
Her er resultatet:
Hovedleksjonene står til venstre, og underleksjonene til høyre. Når du deler det opp på denne måten, får du en tydelig struktur som gjør det enkelt å henge med.
La oss legge inn hovedleksjonene i Risikohåndterings-kurset vårt i XtraMile:
Enkelt, ikke sant?
Kopier denne ChatGPT-prompten for å lage leksjoner:
Bryt ned dette målet: {Mål}. Lag 3 hovedleksjoner. Legg til 4 underleksjoner for hver. Vis det som en tabell.
Husk at dette bare er et utgangspunkt. Du kan legge til flere leksjoner eller justere underveis så det passer bedre for deg.
Steg 4: Lag innholdet til leksjonene
Nå som du har leksjonene klare, er det på tide å lage selve innholdet til kurset.
For eksempel:
Slik kan det se ut:
Bruk denne ChatGPT-prompten til å lage innhold til leksjonene
Lag ferdig kursinnhold basert på underleksjonene fra {hovedleksjon}.
Bruk navnet på hver underleksjon som overskrift.
Skriv en kort introduksjon og legg til 3 viktige punkter.
Hold det kort, enkelt og skriv i en vennlig tone.
Så legger vi inn innholdet i XtraMile:
Når du starter et nytt kurs, møter du en tom side.
Bare kopier teksten ChatGPT har laget, og lim den rett inn i tekstfeltet. Så enkelt er det å komme i gang!
Når teksten er på plass, kan du bruke XtraMile AI til å finjustere den. Du kan gjøre teksten kortere, lengre, eller gi den en annen stil – det bestemmer du selv.
Du kan også bruke XtraMile AI til å lage bilder, eller hente bilder fra vårt eget bibliotek, eller laste opp dine egne.
Fortsett med å lage de andre modulene ved å bruke ChatGPT-teksten som utgangspunkt, og gjør dem enda bedre med XtraMile AI.
Steg 5: Få kurset ut til teamet ditt
Å lage kurset er bare starten.
Den store utfordringen er å sørge for at de ansatte faktisk gjennomfører det, husker det de har lært, og bruker det i hverdagen.
Når PPE-kurset er ferdig, må du tenke på:
- Hvem som må ta kurset
- Når de skal være ferdige
- Hva du gjør hvis noen glemmer det
- Hvordan du følger med på hvem som har gjennomført
- Hvordan du inkluderer nye ansatte som begynner senere
Uten gode verktøy kan dette bli en tidstyv.
HR må bruke masse tid på å tildele kurs manuelt, sende påminnelser og lage rapporter. Ledere mister oversikten over hvem som ligger foran og bak. Og i stedet for at opplæringen bidrar til bedre sikkerhet, blir det bare enda mer administrasjon.
Dette er grunnen til at XtraMile sin automatisering kan gjøre en enorm forskjell. Det gjør jobben enklere, raskere og mer effektiv.
Slik gjør XtraMile distribusjon enkelt
De fleste LMS-systemer (Learning Management Systems) gir deg bare et sted å lagre kursene. Men å sørge for at de ansatte faktisk tar kurset? Det er som regel ditt ansvar.
Her er hvordan XtraMile håndterer hele prosessen for deg, med PPE-kurset som eksempel:
1. Smartere tildelinger
Når kurset er klart, må vi sørge for at det går til alle som trenger det.
Uten automatisering ville du brukt timer på å gå gjennom lister og markere hvem som skal ta kurset. Og hver gang du får en ny ansatt, må du huske å legge dem til manuelt.
XtraMile gjør dette automatisk:
- Tildeler kurset til de riktige avdelingene og medarbeiderne
- Sørger for at nyansatte blir meldt på kursene automatisk
- Oppdaterer tildelinger når ansatte bytter roller
Med XtraMile slipper du bryet. Alt skjer automatisk, og du kan bruke tiden din på viktigere oppgaver.
Når kurset tildeles automatisk, kan du heller konsentrere deg om å følge med på hvem som har fullført opplæringen.
2. Hold kontroll
Når de ansatte har begynt på kurset, må du ha oversikt over hvem som har fullført og hvem som fortsatt henger etter.
Tradisjonelt betyr dette å dra ut rapporter, oppdatere Excel-ark og håpe at ingenting blir oversett.
Med XtraMile får både ledere og HR full kontroll, med:
- Sanntidsrapporter på hvem som har fullført
- Varsler når noen ikke fullfører i tide
- Oppdateringer på fremdrift for hver avdeling
- En tydelig oversikt over hvem som er sertifisert
Når du vet hvem som ikke er i mål enda, er neste steg å få dem til å fullføre.
3. Automatisk oppfølging
Det siste du vil, er at ansatte går glipp av viktig opplæring bare fordi de glemmer det.
Samtidig tar det altfor mye tid å sende påminnelser manuelt, og det blir ofte utsatt når du har mye annet på agendaen.
Med XtraMile skjer alt dette automatisk:
- Sender påminnelser til ansatte som ikke har kommet i gang
- Varsler ledere om hvem som henger etter
- Lager kursbevis automatisk når noen fullfører
- Genererer rapporter for å dokumentere compliance når du trenger det
Når alt dette går av seg selv, slipper du maset, og opplæringen går som den skal – mens du kan bruke tiden din på andre ting.
Hva betyr dette i praksis?
Tenk på den siste utfordringen du hadde med opplæring.
Kanskje det var å få nyansatte raskt opp og stå, rulle ut nye compliance-regler, eller lære opp ansatte i nye rutiner. Uten et skikkelig system blir det fort en evig runddans – lage innhold, dele ut kurs manuelt, sende påminnelser, og sette opp rapporter.
Når en nyansatt begynner, starter hele prosessen på nytt. Du legger dem til i Excel-arket, sender opplæringsmateriale, og håper de fullfører alt innen fristen.
Samtidig etterspør lederne oppdateringer, compliance-frister nærmer seg, og andre prosjekter hoper seg opp.
Det trenger ikke være så tungvint.
Med XtraMile skjer alt automatisk. Nyansatte blir meldt på relevante kurs med én gang de begynner. De får påminnelser til de er ferdige. Lederne deres kan enkelt følge fremgangen uten å måtte spørre.
Når de fullfører, blir kursbeviset generert automatisk, og systemet oppdateres uten at du trenger å løfte en finger. Enkel og stressfri opplæring!
Klar for å komme i gang?
God opplæring handler ikke om å jobbe mer – det handler om å jobbe smart, med de rette verktøyene og en god plan.
Start med å lage en tydelig plan. Lag innhold som faktisk lærer teamet ditt det de trenger. Deretter kan automasjonen ta seg av resten – fra utsending til oppfølging og rapportering.
Vil du se hvordan det fungerer i praksis?
Start en gratis prøveperiode og finn ut hvordan XtraMile kan hjelpe deg med å lage opplæring som fungerer både for deg og dine nye ansatte.